Digitalisierung in der Pflege 2026: Chancen, Anwendungen und Umsetzung

Digitale Technik kann Pflegekräfte bei Dokumentation, Kommunikation, Koordination und Versorgung unterstützen. Sie löst den Personalmangel jedoch nicht von allein. Schlecht integrierte Systeme können sogar zusätzliche Arbeit verursachen – etwa durch doppelte Dateneingaben, Medienbrüche, instabile Verbindungen oder unübersichtliche Bedienoberflächen.

Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele digitale Anwendungen einzuführen. Entscheidend ist, konkrete Probleme im Pflegealltag zu lösen und die Beschäftigten von Beginn an einzubeziehen.

Dieser Ratgeber erklärt, welche digitalen Anwendungen heute in der Pflege eingesetzt werden, worin sich Pflegedokumentation, elektronische Patientenakte und digitale Pflegeanwendungen unterscheiden und wie Einrichtungen Digitalisierungsprojekte sinnvoll umsetzen können.

Das Wichtigste auf einen Blick

Digitale Pflegedokumentation, ePA und DiPA sind unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben.
Digitalisierung kann Prozesse verbessern, entlastet Beschäftigte aber nicht automatisch.
Schnittstellen, Datenschutz, IT-Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit müssen von Anfang an berücksichtigt werden.
Pflegekräfte sollten bereits bei Auswahl, Erprobung und Einführung eines Systems beteiligt werden.
Vor einer Investition sollten Einrichtungen den tatsächlichen Arbeitsprozess analysieren und messbare Ziele festlegen.

Warum Digitalisierung in der Pflege wichtig ist

Der Pflegebedarf nimmt langfristig zu. Das Statistische Bundesamt geht davon aus, dass bis 2049 – abhängig von der Entwicklung des Arbeitsmarktes – zwischen 280.000 und 690.000 zusätzliche Pflegekräfte benötigt werden könnten.

Digitale Systeme können fehlendes Personal nicht ersetzen. Sie können aber dabei helfen, vorhandene Arbeitszeit besser zu nutzen, Informationen schneller verfügbar zu machen und vermeidbare Doppelarbeit zu reduzieren.

Mögliche Ziele sind beispielsweise:

Informationen am Behandlungs- oder Pflegeort verfügbar machen,
doppelte Dokumentation vermeiden,
Medikations- und Übergabeprozesse sicherer gestalten,
Abstimmungen zwischen Berufsgruppen vereinfachen,
Touren und Termine besser koordinieren,
körperlich belastende Tätigkeiten technisch unterstützen,
Qualitäts- und Prozessdaten strukturiert auswerten.

Ob diese Ziele erreicht werden, hängt von der konkreten Umsetzung ab. Ein digitales Formular, das lediglich eine schlechte Papierlösung nachbildet, ist noch keine gelungene Digitalisierung.

Digitale Pflegedokumentation, ePA und DiPA: die Unterschiede

Die Begriffe werden häufig miteinander vermischt. Für Pflegekräfte und Einrichtungen ist die Abgrenzung jedoch wichtig.

System	Hauptzweck	Typische Inhalte oder Funktionen
Digitale Pflegedokumentation	Arbeits- und einrichtungsbezogene Dokumentation des Pflegeprozesses	Pflegeanamnese, Maßnahmenplanung, Verlaufsdokumentation, Vitalwerte und Evaluation
Elektronische Patientenakte (ePA)	Sektorenübergreifende Gesundheitsakte für gesetzlich Versicherte	Befunde, Arztbriefe, Medikationsinformationen und weitere gesetzlich vorgesehene Dokumente
Digitale Pflegeanwendung (DiPA)	Digitale Unterstützung für Pflegebedürftige und ihre Versorgung	Anwendungen mit einem nachgewiesenen pflegerischen Nutzen, die in das BfArM-Verzeichnis aufgenommen werden können
Krankenhaus- oder Pflegeinformationssystem	Organisation und Dokumentation innerhalb einer Einrichtung	Auftragsmanagement, Dokumentation, Medikation, Planung, Abrechnung und Kommunikation

Digitale Pflegedokumentation

Die digitale Pflegeakte einer Einrichtung bildet pflegerische Arbeitsprozesse ab. Dazu können Anamnese, Pflegeplanung, durchgeführte Maßnahmen, Beobachtungen, Übergaben und Evaluationen gehören.

Sie ist kein bloßer Ersatz für einen Papierordner. Richtig umgesetzt, stellt sie Informationen strukturiert zur Verfügung und unterstützt die Nachvollziehbarkeit des Pflegeprozesses. Mehr dazu erklärt unser Beitrag über digitale Pflegeakten.

Elektronische Patientenakte

Die ePA ist eine von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellte elektronische Akte. Versicherte erhalten sie, sofern sie nicht widersprechen. Nach der bundesweiten Einführung sind Praxen, Krankenhäuser und Apotheken seit Oktober 2025 zur Nutzung im gesetzlich vorgesehenen Umfang verpflichtet.

Die ePA ersetzt nicht automatisch die interne Pflege- oder Behandlungsdokumentation einer Einrichtung. Sie soll relevante Informationen sektorenübergreifend verfügbar machen. Welche Daten eingestellt oder abgerufen werden dürfen, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den Zugriffsrechten.

Digitale Pflegeanwendungen

DiPA richten sich an pflegebedürftige Menschen und können auch Angehörige oder zugelassene Pflegeeinrichtungen einbeziehen. Damit eine Anwendung über die Pflegeversicherung erstattungsfähig werden kann, muss sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und in das DiPA-Verzeichnis des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte aufgenommen werden.

Eine beliebige Pflege-App ist daher nicht automatisch eine DiPA.

Beispiele für Digitalisierung im Pflegealltag

Mobile Dokumentation

Tablets, mobile Computer oder dienstliche Smartphones ermöglichen es, Beobachtungen und Maßnahmen unmittelbar am Einsatzort zu dokumentieren. Das kann spätere Übertragungen vermeiden. Voraussetzung sind zuverlässige Geräte, eine stabile Verbindung, geeignete Eingabemasken und ausreichend Zeit für die Dokumentation.

Digitale Übergaben und Aufgabensteuerung

Digitale Übersichten können offene Aufgaben, relevante Veränderungen und Zuständigkeiten sichtbar machen. Sie dürfen die fachliche Kommunikation im Team jedoch nicht auf unkommentierte Checklisten reduzieren. Kritische Informationen benötigen weiterhin eine klare persönliche oder strukturierte Übergabe.

Medikationsunterstützung

Elektronische Medikationspläne, digitale Anordnungen, Barcode-Prüfungen und Warnhinweise können die Arzneimitteltherapiesicherheit unterstützen. Warnsysteme müssen sinnvoll konfiguriert sein: Zu viele wenig relevante Meldungen können dazu führen, dass wichtige Hinweise übersehen werden.

Telemedizin und Videokonsile

Videokonsile können medizinische Expertise verfügbar machen, ohne dass jede Person verlegt oder jede Fachkraft vor Ort sein muss. Besonders bei großen Entfernungen oder spezialisierten Fragestellungen kann das hilfreich sein. Telemedizin ersetzt jedoch nicht jede körperliche Untersuchung und benötigt klare Zuständigkeiten.

Weiterführend: Telemedizin und virtuelle Versorgung

Touren- und Einsatzplanung

Ambulante Dienste können Routen, Termine und verfügbare Qualifikationen digital koordinieren. Gute Systeme berücksichtigen nicht nur die kürzeste Strecke, sondern auch Pflegebedarf, vereinbarte Zeitfenster, Pausen, Arbeitszeit und Kontinuität in der Versorgung.

Assistenzsysteme und Robotik

Technische Assistenz kann bei Transporten, Mobilisation, Sturzprävention oder dem selbstständigen Wohnen unterstützen. Ob ein System sinnvoll ist, hängt vom individuellen Bedarf, der Umgebung und der Akzeptanz der betroffenen Menschen ab. Menschliche Zuwendung und pflegefachliche Entscheidungen lassen sich dadurch nicht ersetzen.

Künstliche Intelligenz

KI-Systeme können Daten strukturieren, Muster erkennen, Texte vorbereiten oder Entscheidungen unterstützen. Die fachliche Verantwortung bleibt bei den zuständigen Personen. Ergebnisse müssen nachvollziehbar geprüft werden, insbesondere wenn sie Einfluss auf Versorgung, Priorisierung oder Risikoeinschätzung haben.

Chancen der Digitalisierung in der Pflege

Für Pflegekräfte

Informationen können schneller auffindbar sein.
Doppelerfassungen und Medienbrüche können reduziert werden.
Routinetätigkeiten lassen sich teilweise vereinfachen.
Übergaben und berufsübergreifende Abstimmungen können strukturierter erfolgen.
Mobile Lösungen können Dokumentation näher an den Versorgungsort bringen.

Für Patientinnen, Patienten und Pflegebedürftige

Relevante Informationen können bei berechtigten Leistungserbringern schneller verfügbar sein.
Medikations- und Behandlungsprozesse können transparenter werden.
Telemedizin kann den Zugang zu bestimmten Leistungen verbessern.
Assistenzsysteme können Sicherheit und Selbstständigkeit unterstützen.

Für Einrichtungen

Prozesse und Zuständigkeiten können transparenter werden.
Qualitätsdaten lassen sich strukturierter auswerten.
Termin-, Personal- und Materialplanung kann verbessert werden.
Digitale Arbeitsbedingungen können die Arbeitgeberattraktivität unterstützen.

Diese Vorteile sind mögliche Ergebnisse – keine automatische Folge des Softwarekaufs.

Herausforderungen und Risiken

Zusätzliche Dokumentationslast

Wenn mehrere Systeme nicht miteinander kommunizieren, entstehen doppelte Eingaben. Einrichtungen sollten deshalb vor dem Kauf prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind und welche Daten tatsächlich weiterverwendet werden können.

Datenschutz und Schweigepflicht

Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schutzbedürftigen personenbezogenen Daten. Zugriffe müssen rollenbezogen vergeben, nachvollziehbar protokolliert und regelmäßig überprüft werden. Private Messenger, unkontrollierte Cloud-Dienste oder gemeinsam genutzte Zugangsdaten sind für sensible Informationen ungeeignet.

IT-Sicherheit und Systemausfälle

Digitale Versorgung benötigt Schutz vor unbefugtem Zugriff, Schadsoftware und Datenverlust. Dazu gehören unter anderem Updates, sichere Authentifizierung, Backups, Berechtigungskonzepte und geschulte Beschäftigte. Zusätzlich braucht jede Einrichtung einen praxistauglichen Notfallplan für Systemausfälle.

Schlechte Benutzerfreundlichkeit

Unübersichtliche Masken, lange Ladezeiten und unnötige Pflichtfelder kosten Arbeitszeit. Pflegekräfte, die täglich mit dem System arbeiten, sollten deshalb an Auswahl, Tests und Verbesserungen beteiligt werden.

Fehlende digitale Kompetenzen

Eine kurze Einweisung am Tag der Einführung reicht meist nicht aus. Beschäftigte benötigen zielgruppengerechte Schulungen, Übungszeit und erreichbare Ansprechpartner. Auch neue Mitarbeitende müssen systematisch eingearbeitet werden.

Ethische Fragen

Digitale Überwachung, automatisierte Risikobewertungen oder KI-Empfehlungen können die Selbstbestimmung von Pflegebedürftigen berühren. Einrichtungen sollten deshalb nicht nur prüfen, was technisch möglich ist, sondern auch, was fachlich, rechtlich und ethisch vertretbar ist.

Digitalisierung erfolgreich einführen: sieben Schritte

1. Das konkrete Problem definieren

Am Anfang sollte nicht die Frage „Welche Software kaufen wir?“ stehen, sondern: Welcher Prozess verursacht Fehler, Wartezeit oder unnötige Arbeit?

2. Beschäftigte und Betroffene einbeziehen

Pflegekräfte, weitere Berufsgruppen, Datenschutz, IT, Interessenvertretung sowie gegebenenfalls Patientinnen, Patienten und Angehörige sollten frühzeitig beteiligt werden.

3. Anforderungen und Schnittstellen festlegen

Benötigte Funktionen, Zugriffsrechte, Datenflüsse und vorhandene Systeme müssen vor der Produktauswahl dokumentiert werden. Entscheidend ist, wie die Anwendung in den gesamten Arbeitsprozess passt.

4. Datenschutz und Sicherheit vorab prüfen

Auftragsverarbeitung, Speicherort, Berechtigungen, Protokollierung, Löschkonzept, Updates und Notfallbetrieb sollten geklärt sein, bevor reale Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

5. Im kleinen Rahmen testen

Ein Pilotbereich macht technische und organisatorische Schwächen sichtbar. Für den Test sollten messbare Kriterien definiert werden, beispielsweise Dokumentationsdauer, Zahl der Doppelerfassungen, Fehlerhäufigkeit und Zufriedenheit der Beschäftigten.

6. Schulung und Unterstützung organisieren

Schulungen müssen nah am tatsächlichen Arbeitsablauf stattfinden. Hilfreich sind geschulte Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, verständliche Kurzanleitungen und ein erreichbarer Support.

7. Wirkung überprüfen und nachbessern

Nach der Einführung sollte geprüft werden, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden. Rückmeldungen aus der Praxis müssen zu konkreten Anpassungen führen.

Finanzierung und Fördermöglichkeiten

Förderprogramme unterscheiden sich nach Einrichtungsart, Bundesland, Vorhaben und Förderzeitraum. Das Krankenhauszukunftsgesetz hat insbesondere Digitalisierungsprojekte in Krankenhäusern unterstützt, ist aber kein allgemeiner und dauerhaft offener Fördertopf für jede Pflegeeinrichtung.

Je nach Projekt können aktuelle Programme des Bundes, der Länder oder der Europäischen Union infrage kommen. Einrichtungen sollten vor einer Antragstellung prüfen:

Ist die eigene Einrichtungsart antragsberechtigt?
Ist das Vorhaben bereits begonnen worden?
Welche Ausgaben sind förderfähig?
Welche Eigenmittel werden verlangt?
Welche Fristen und Nachweise gelten?
Wie werden Betrieb, Wartung und Lizenzen nach Ende der Förderung finanziert?

Eine Förderung macht ein ungeeignetes System nicht wirtschaftlich. Neben den Anschaffungskosten müssen laufende Kosten, Schnittstellen, Schulungen, Support und notwendige Hardware berücksichtigt werden.

Digitalisierung verändert auch Pflegeberufe

Digitale Kompetenz wird zunehmend Teil professioneller Pflege. Pflegekräfte müssen Technik nicht selbst programmieren, sollten aber Datenqualität, Systemgrenzen, Datenschutz und die fachliche Bedeutung digitaler Informationen beurteilen können.

Neue oder wachsende Tätigkeitsfelder entstehen beispielsweise in:

Digitalisierungs- und Prozessmanagement,
Pflegeinformatik,
Qualitätsmanagement,
Telepflege und Telemedizin,
Projektmanagement,
Schulung und Anwendungsbetreuung,
Forschung und Datenmanagement.

Informationen zu beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten finden Sie in unserem Beitrag über Weiterbildungen für Pflegekräfte. Aktuelle berufliche Möglichkeiten finden Sie unter Pflegejobs in Deutschland.

Häufige Fragen zur Digitalisierung in der Pflege

Was bedeutet Digitalisierung in der Pflege?

Digitalisierung in der Pflege bezeichnet den Einsatz digitaler Systeme zur Unterstützung von Dokumentation, Kommunikation, Planung, Versorgung, Beratung und Organisation. Dazu gehören beispielsweise digitale Pflegedokumentation, Telemedizin, mobile Anwendungen und Assistenzsysteme.

Ersetzt die ePA die digitale Pflegedokumentation?

Nein. Die ePA dient dem sektorenübergreifenden Austausch gesetzlich vorgesehener Gesundheitsinformationen. Die interne Pflegedokumentation bildet den Pflegeprozess und die Arbeitsabläufe einer Einrichtung ab. Beide Systeme können Informationen austauschen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Spart digitale Dokumentation automatisch Zeit?

Nein. Zeitersparnis ist möglich, wenn das System zum Arbeitsprozess passt, gut bedienbar ist und Doppelerfassungen vermeidet. Fehlende Schnittstellen oder ungeeignete Eingabemasken können den Aufwand erhöhen.

Was ist der Unterschied zwischen DiGA und DiPA?

Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA) unterstützen die Erkennung, Behandlung oder Linderung von Krankheiten. Digitale Pflegeanwendungen (DiPA) sollen pflegebedürftige Menschen dabei unterstützen, Beeinträchtigungen der Selbstständigkeit oder Fähigkeiten zu mindern oder einer Verschlimmerung entgegenzuwirken. Für beide bestehen eigene gesetzliche Verfahren.

Kann künstliche Intelligenz Pflegekräfte ersetzen?

KI kann einzelne Aufgaben unterstützen, Informationen aufbereiten oder Hinweise liefern. Sie ersetzt weder die pflegefachliche Verantwortung noch die persönliche Versorgung, Kommunikation und situationsbezogene Beurteilung durch qualifizierte Pflegekräfte.

Was ist bei einem Systemausfall zu tun?

Einrichtungen benötigen festgelegte Ausfallverfahren. Dazu gehören erreichbare Notfalldokumente, klare Zuständigkeiten, sichere Nachdokumentation und regelmäßige Übungen. Der konkrete Ablauf muss zum jeweiligen System und Versorgungsbereich passen.

Fazit

Digitalisierung kann die Pflege spürbar unterstützen, wenn sie reale Probleme löst und zuverlässig in den Arbeitsalltag integriert wird. Der größte Nutzen entsteht nicht durch möglichst viel Technik, sondern durch verständliche Prozesse, funktionierende Schnittstellen, sichere Datenverarbeitung und die Beteiligung der Menschen, die täglich mit den Systemen arbeiten.

Einrichtungen sollten Digitalisierungsprojekte deshalb als organisatorische Veränderung behandeln – nicht nur als IT-Anschaffung. Pflegekräfte wiederum benötigen Zeit, Qualifizierung und Mitgestaltungsmöglichkeiten, damit digitale Lösungen tatsächlich zu einer besseren Versorgung beitragen.