Bessere Übersicht durch digitale Pflegeakten

Digitale Pflegeakten sind weit mehr als ein Ersatz für Papierordner. Richtig ausgewählt und sinnvoll eingeführt, können sie Pflegeprozesse übersichtlicher machen, Informationen schneller verfügbar halten und die Zusammenarbeit zwischen Pflege, Medizin, Therapie und Verwaltung verbessern.

Das gilt für Krankenhäuser ebenso wie für Pflegeheime und ambulante Pflegedienste. Der tatsächliche Nutzen entsteht allerdings nicht allein durch den Kauf einer Software. Entscheidend sind verständliche Eingabemasken, funktionierende Schnittstellen, mobile Zugriffsmöglichkeiten und eine Einführung, bei der Pflegekräfte frühzeitig beteiligt werden.

Einen umfassenden Überblick über weitere digitale Anwendungen bietet unser Beitrag zur Digitalisierung in der Pflege.

Was ist eine digitale Pflegeakte?

Eine digitale Pflegeakte ist das einrichtungsbezogene Dokumentations- und Arbeitssystem für pflegerische Prozesse. Je nach Versorgungsbereich und verwendeter Software kann sie unter anderem folgende Informationen enthalten:

• Pflegeanamnese und pflegerische Einschätzungen,
• strukturierte Informationssammlung,
• Pflegeplanung und Maßnahmenplanung,
• Risiken und Prophylaxen,
• Vitalwerte und Beobachtungen,
• Wund- und Schmerzverläufe,
• Medikamentengaben,
• Leistungsnachweise,
• Pflegeberichte,
• Evaluationen,
• Aufgaben und Wiedervorlagen,
• Informationen für Übergaben.

Die Pflegeakte begleitet damit den konkreten Pflegeprozess innerhalb einer Einrichtung. Sie muss zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passen und sollte Informationen so darstellen, dass Pflegekräfte relevante Veränderungen schnell erkennen können.

Eine schlecht konfigurierte digitale Pflegeakte kann dagegen neue Bürokratie erzeugen. Zu viele Pflichtfelder, unübersichtliche Masken und unnötige Mehrfacheingaben führen dazu, dass Papierprobleme lediglich in ein digitales System übertragen werden.

Digitale Pflegeakte und ePA sind nicht dasselbe

Die digitale Pflegeakte einer Einrichtung darf nicht mit der elektronischen Patientenakte, kurz ePA, verwechselt werden.

Digitale Pflegeakte	Elektronische Patientenakte
Arbeits- und Dokumentationssystem der Einrichtung	Von der Krankenversicherung bereitgestellte Akte
Dient der täglichen Pflegeplanung und Dokumentation	Bündelt ausgewählte behandlungsrelevante Gesundheitsinformationen
Enthält einrichtungsinterne Arbeitsinformationen	Ist sektorenübergreifend auf Versicherte ausgerichtet
Wird durch berechtigte Mitarbeitende geführt	Versicherte können Zugriffe und Widersprüche verwalten
Bleibt Bestandteil des Primärsystems der Einrichtung	Kann Befunde, Arztbriefe und Medikationsinformationen enthalten

Die ePA für alle startete am 15. Januar 2025 zunächst mit einer kontrollierten Einführung. Der bundesweite Rollout begann am 29. April 2025. Seit dem 1. Oktober 2025 sind insbesondere Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken verpflichtet, die ePA im gesetzlich vorgesehenen Umfang zu nutzen und festgelegte Informationen einzustellen. Versicherte können der Bereitstellung und Nutzung ihrer ePA widersprechen.

Auf Wunsch der Versicherten können auch Daten aus der Pflege und pflegerischen Versorgung in die ePA eingestellt werden. Die ePA ersetzt dadurch jedoch nicht die vollständige einrichtungsinterne Pflegedokumentation.

Sieben Vorteile einer digitalen Pflegeakte

1. Schneller Überblick zu Dienstbeginn

Eine gut aufgebaute Startansicht zeigt, welche Aufgaben offen sind und bei welchen Patienten oder Bewohnern besonderer Handlungsbedarf besteht.

Dazu können gehören:

• überfällige Maßnahmen,
• auffällige Vitalwerte,
• neue ärztliche Anordnungen,
• offene Evaluationen,
• erhöhte Sturz- oder Dekubitusrisiken,
• aktuelle Wunden,
• besondere Beobachtungsaufträge,
• geplante Termine und Transporte.

Gerade bei kurzfristigen Personalausfällen oder wechselnder Besetzung kann ein strukturierter Überblick helfen, wichtige Informationen schneller zu erfassen.

2. Weniger Mehrfachdokumentation

Informationen sollten möglichst einmal erfasst und anschließend an den benötigten Stellen weiterverwendet werden.

Ein dokumentierter Vitalwert kann beispielsweise zugleich in der Verlaufsansicht, einer Kurve und einer Auswertung erscheinen. Stammdaten müssen nicht in mehreren Formularen erneut eingetragen werden.

Das spart allerdings nur dann Zeit, wenn die Software tatsächlich über funktionierende Verknüpfungen verfügt. Müssen dieselben Angaben weiterhin in mehreren Modulen oder Programmen erfasst werden, bleibt die Doppelarbeit bestehen.

3. Bessere Nachvollziehbarkeit

Zeitstempel, Bearbeiterangaben und nachvollziehbare Änderungen können den Pflegeverlauf transparenter machen. Pflegekräfte erkennen dadurch leichter:

• wann eine Maßnahme durchgeführt wurde,
• wer einen Eintrag erstellt oder verändert hat,
• wie sich ein Risiko entwickelt hat,
• wann eine Pflegeplanung überprüft wurde,
• welche Besonderheiten im Verlauf aufgetreten sind.

Eine digitale Dokumentation garantiert allerdings keine beanstandungsfreie Qualitätsprüfung. Inhaltliche Richtigkeit, fachliche Plausibilität und eine zeitnahe Dokumentation bleiben weiterhin entscheidend.

4. Strukturierte Pflegedokumentation in der Langzeitpflege

In der ambulanten und stationären Langzeitpflege kann die Strukturierte Informationssammlung, kurz SIS, als Grundlage einer schlanken Pflegedokumentation dienen.

Das Strukturmodell sieht vor, individuelle Bedürfnisse, Risiken und pflegerelevante Besonderheiten zu erfassen. In der laufenden Dokumentation müssen insbesondere Abweichungen von der geplanten Regelversorgung, besondere Ereignisse und relevante Veränderungen nachvollziehbar dargestellt werden. Die SIS bildet dabei die zentrale Grundlage der Dokumentation.

Wichtig ist die Abgrenzung: Das Strukturmodell ist vor allem auf die ambulante und stationäre Langzeitpflege ausgerichtet. Es sollte nicht pauschal auf die Pflegedokumentation im Krankenhaus übertragen werden.

5. Bessere Zusammenarbeit im Team

Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Übergabefunktionen können Pflegeprozesse für das gesamte Team sichtbar machen.

Eine sinnvolle Rechteverteilung ermöglicht beispielsweise, dass:

• Pflegekräfte pflegerische Informationen bearbeiten,
• Therapeuten freigegebene Informationen einsehen,
• Ärzte Anordnungen und behandlungsrelevante Angaben ergänzen,
• Qualitätsbeauftragte Auswertungen durchführen,
• Auszubildende nur auf die für ihren Einsatz benötigten Bereiche zugreifen.

Dabei gilt: Nicht jede beschäftigte Person benötigt Zugriff auf sämtliche Daten. Berechtigungen sollten sich an Tätigkeit und Verantwortung orientieren.

6. Sicherer Austausch über die Telematikinfrastruktur

Stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen sind seit dem 1. Juli 2025 zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur verpflichtet. In der praktischen Umsetzung waren 2026 allerdings noch längst nicht alle Einrichtungen vollständig angeschlossen.

Eine wichtige Anwendung ist KIM, die Kommunikation im Medizinwesen. Über KIM können Pflegeeinrichtungen Nachrichten und Dokumente verschlüsselt mit Arztpraxen, Krankenhäusern, Apotheken und anderen angeschlossenen Einrichtungen austauschen.

KIM-Nachrichten werden automatisch verschlüsselt und signiert. Der Dienst kann in die Primärsoftware einer Pflegeeinrichtung integriert werden, sodass Informationen nicht über gewöhnliche E-Mail-Konten oder Faxgeräte versendet werden müssen.

Mögliche Anwendungen sind:

• Rezeptanforderungen,
• Wunddokumentationen,
• medizinische Rückfragen,
• Verordnungen,
• Befunde,
• Überleitungsinformationen,
• Abrechnungsunterlagen.

KIM und die ePA sind dabei getrennte Anwendungen. KIM dient dem sicheren Nachrichtenaustausch, während die ePA behandlungsrelevante Informationen in einer versichertenbezogenen Akte bündelt.

7. Bessere Auswertungen und Steuerung

Digitale Systeme ermöglichen Auswertungen, die mit Papierakten nur schwer oder mit hohem Aufwand durchführbar wären.

Einrichtungen können beispielsweise analysieren:

• wie viele Maßnahmen verspätet dokumentiert wurden,
• wie häufig Stürze aufgetreten sind,
• welche Wundarten besonders häufig vorkommen,
• wie viele Pflegeplanungen überprüft werden müssen,
• welche Aufgaben regelmäßig offenbleiben,
• in welchen Bereichen besonders viel Dokumentationsaufwand entsteht.

Solche Auswertungen dürfen nicht dazu dienen, Pflegekräfte pauschal zu überwachen. Sie sollten genutzt werden, um Prozesse, Schulungen und Versorgungsqualität zu verbessern.

Interoperabilität: ISiK, ISiP und FHIR richtig einordnen

Interoperabilität bedeutet, dass verschiedene Softwaresysteme Informationen strukturiert austauschen und weiterverarbeiten können.

Eine reine PDF-Datei ist zwar digital, ihre Inhalte können von anderen Systemen jedoch häufig nicht automatisch erkannt und übernommen werden. Strukturierte Daten ermöglichen dagegen eine direkte Weiterverarbeitung.

ISiK für Krankenhäuser

ISiK steht für „Informationstechnische Systeme im Krankenhaus“. Die gematik entwickelt dafür standardisierte Schnittstellen auf Grundlage von HL7 FHIR.

Zu den vorgesehenen Modulen gehören unter anderem:

• Basisdaten,
• Dokumentenaustausch,
• Medikation,
• Vitalparameter,
• Terminplanung,
• Formulare,
• Intensiv- und Normalstationsprozesse.

ISiK richtet sich damit speziell an Systeme, die innerhalb von Krankenhäusern eingesetzt werden.

ISiP für die Pflege

Für informationstechnische Systeme in der pflegerischen Versorgung gibt es dagegen ISiP. Auch dieser Standard basiert auf FHIR und soll einen strukturierten Austausch pflegerelevanter Daten ermöglichen.

Bei der Auswahl einer Software für Pflegeheime oder ambulante Pflegedienste sollte deshalb nicht nur nach ISiK gefragt werden. Entscheidend ist, welche ISiP-Funktionen, TI-Anwendungen und weiteren offenen Schnittstellen das jeweilige System unterstützt.

In sechs Schritten zur digitalen Pflegeakte

Schritt 1: Probleme und Ziele festlegen

Bevor Softwareangebote verglichen werden, sollte die Einrichtung ihre aktuellen Probleme erfassen.

Mögliche Fragen sind:

• Welche Informationen werden mehrfach dokumentiert?
• Wo fehlen regelmäßig Angaben?
• Welche Formulare verursachen den größten Aufwand?
• Wie lange dauern Übergaben?
• Wo entstehen Medienbrüche?
• Welche Informationen erreichen andere Berufsgruppen zu spät?
• Welche Probleme treten bei Qualitätsprüfungen auf?
• Welche Arbeitsschritte werden weiterhin per Fax oder Papier erledigt?

Aus den Antworten sollten konkrete Ziele entstehen. Statt „Wir wollen digitaler werden“ ist beispielsweise das Ziel „Pflegekräfte sollen Vitalwerte direkt mobil erfassen können“ wesentlich hilfreicher.

Schritt 2: Prozesse vor der Digitalisierung vereinfachen

Ein schlechter Papierprozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser.

Bevor Eingabemasken entwickelt werden, sollte deshalb geprüft werden:

• Welche Angaben werden wirklich benötigt?
• Welche Formulare können zusammengeführt werden?
• Welche Daten sind bereits an anderer Stelle vorhanden?
• Welche Pflichtfelder sind fachlich oder rechtlich notwendig?
• Wo genügt eine dokumentierte Abweichung?
• Welche Informationen müssen sofort sichtbar sein?

Erst danach sollte die digitale Abbildung des Prozesses erfolgen.

Schritt 3: Anforderungen an die Software definieren

Pflege, IT, Qualitätsmanagement, Datenschutz, Verwaltung und Leitung sollten gemeinsam einen Anforderungskatalog erstellen.

Neben Funktionen spielen dabei auch praktische Fragen eine Rolle:

• Funktioniert das System auf mobilen Geräten?
• Ist die Bedienung auch unter Zeitdruck verständlich?
• Gibt es einen Offline- oder Ausfallbetrieb?
• Können Daten vollständig exportiert werden?
• Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
• Lassen sich bestehende Daten übernehmen?
• Wie werden Updates durchgeführt?
• Wie schnell reagiert der Support?
• Welche Kosten entstehen dauerhaft?
• Wie werden Nutzerrechte verwaltet?

Schritt 4: Datenschutz und IT-Sicherheit prüfen

Pflegedaten gehören zu den besonders schützenswerten Gesundheitsdaten. Eine digitale Pflegeakte benötigt deshalb ein belastbares Sicherheitskonzept.

Zu den wichtigen Punkten gehören:

• individuelle Benutzerkonten,
• rollenbasierte Zugriffsrechte,
• sichere Passwörter oder Mehrfaktor-Authentifizierung,
• Verschlüsselung,
• automatische Bildschirmsperren,
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen,
• regelmäßige Datensicherungen,
• Wiederherstellungstests,
• Schutz mobiler Geräte,
• geregelte Updates,
• ein Notfall- und Ausfallkonzept,
• klare Prozesse beim Ausscheiden von Mitarbeitern.

Das BSI wies 2026 darauf hin, dass die IT-Sicherheit verschiedener Softwareprodukte im Gesundheitswesen weiterhin Verbesserungspotenzial besitzt. Einrichtungen sollten sich daher nicht allein auf Werbeaussagen eines Herstellers verlassen, sondern Sicherheitsanforderungen vertraglich und technisch prüfen.

Schritt 5: Mit einem Pilotbereich beginnen

Ein vollständiger Wechsel in allen Bereichen gleichzeitig erhöht das Risiko von Überforderung und Fehlern.

Besser ist ein begrenzter Pilot, beispielsweise:

• eine Station,
• ein Wohnbereich,
• ein Team des ambulanten Pflegedienstes,
• ein ausgewählter Dokumentationsprozess.

Während des Piloten sollten Fehler, überflüssige Pflichtfelder und unklare Arbeitsabläufe systematisch erfasst werden. Anschließend können Vorlagen und Prozesse angepasst werden.

Schritt 6: Schulung und Auswertung

Eine einmalige Produktschulung reicht meistens nicht aus.

Sinnvoll sind:

• Basisschulungen vor dem Start,
• Übungszugänge oder Testsysteme,
• kurze Schulungen direkt am Arbeitsplatz,
• feste Ansprechpartner im Team,
• Nachschulungen nach einigen Wochen,
• verständliche Kurzanleitungen,
• regelmäßige Auswertungen der Probleme.

Digitale Kompetenz ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil moderner Pflegearbeit. Weitere Entwicklungen finden Sie in unserem Beitrag zu den wichtigsten Trends für Pflegekräfte 2026.

Must-have-Funktionen einer digitalen Pflegeakte

Eine geeignete Software sollte abhängig vom Einsatzbereich möglichst folgende Funktionen bieten:

• übersichtliches Dashboard,
• mobile Dokumentation,
• Pflegeplanung und Maßnahmenplanung,
• Risikoerfassung,
• Vitalwertdarstellung,
• Wund- und Schmerzverlauf,
• Medikationsübersicht,
• Aufgaben und Wiedervorlagen,
• Übergabefunktion,
• Zeitstempel und Änderungshistorie,
• individuelle Rollen und Rechte,
• Formularvorlagen,
• Such- und Filterfunktionen,
• Datenexport,
• Schnittstellen zu anderen Systemen,
• TI- und KIM-Unterstützung,
• Ausfall- und Notfallkonzept.

In Pflegeheimen und ambulanten Diensten sollten zusätzlich die Unterstützung des Strukturmodells, der SIS und der branchenspezifischen Abrechnung geprüft werden.

In Krankenhäusern sind dagegen unter anderem die Anbindung an das Krankenhausinformationssystem, Medikation, Labor, Patientenarmbänder, Kurvensysteme und ISiK-Schnittstellen entscheidend.

Welche Kennzahlen zeigen den tatsächlichen Nutzen?

Einrichtungen sollten bereits vor der Einführung festlegen, wie der Erfolg gemessen werden soll.

Geeignete Kennzahlen können sein:

• durchschnittliche Dokumentationszeit pro Schicht,
• Dauer der Übergabe,
• Anzahl mehrfach erfasster Informationen,
• Anteil zeitnah dokumentierter Maßnahmen,
• Anzahl offener oder überfälliger Aufgaben,
• Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter,
• Häufigkeit technischer Ausfälle,
• Anzahl notwendiger Nachdokumentationen,
• Zufriedenheit der Anwender,
• Anzahl weiterhin verwendeter Papierformulare,
• Anzahl der über KIM abgewickelten Prozesse.

Die Kennzahlen sollten nicht isoliert bewertet werden. Eine kürzere Dokumentationszeit ist kein Erfolg, wenn gleichzeitig wichtige Informationen fehlen oder die Pflegequalität sinkt.

Häufige Fehler bei der Einführung

Zu viele Pflichtfelder

Nicht jede Information muss in einem strukturierten Pflichtfeld abgefragt werden. Zu viele Vorgaben verlängern die Dokumentation und fördern ungenaue Standardangaben.

Die bessere Lösung ist eine sinnvolle Kombination aus strukturierten Feldern und kurzen Freitextbereichen für individuelle Besonderheiten.

Software wird ohne Pflegekräfte ausgewählt

Leitung und IT betrachten häufig technische Funktionen, arbeiten später aber nicht täglich mit dem System.

Pflegekräfte aus unterschiedlichen Bereichen und Erfahrungsstufen sollten deshalb an Produkttests und Auswahlentscheidungen beteiligt werden.

Papier und digital laufen dauerhaft parallel

Während einer Übergangsphase kann eine doppelte Dokumentation notwendig sein. Bleibt sie dauerhaft bestehen, steigt der Arbeitsaufwand jedoch erheblich.

Es sollte daher klar festgelegt werden, ab wann welches System führend ist.

Fehlende Schnittstellen

Eine digitale Pflegeakte bringt wenig Entlastung, wenn Daten weiterhin manuell aus Dienstplan-, Labor-, Medikations- oder Abrechnungssystemen übertragen werden müssen.

Schnittstellen und Exportmöglichkeiten sollten deshalb vor Vertragsabschluss geprüft werden.

Kein Verfahren für Systemausfälle

Auch ein gutes System kann zeitweise ausfallen. Einrichtungen benötigen daher klare Vorgaben:

• Wie wird während des Ausfalls dokumentiert?
• Wie sind wichtige Informationen erreichbar?
• Wer informiert den Anbieter?
• Wie werden nachträgliche Einträge gekennzeichnet?
• Wie gelangen Papieraufzeichnungen anschließend zurück in das System?

Häufige Fragen zur digitalen Pflegeakte

Ersetzt die digitale Pflegeakte die ePA?

Nein. Die digitale Pflegeakte bildet den täglichen Pflegeprozess innerhalb einer Einrichtung ab. Die ePA ist eine von der Krankenversicherung bereitgestellte, versichertenbezogene Akte für ausgewählte Gesundheitsinformationen.

Müssen Pflegeeinrichtungen an die TI angeschlossen sein?

Stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen sind seit dem 1. Juli 2025 zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur verpflichtet. Die technische Umsetzung und tatsächliche Nutzung einzelner Anwendungen befinden sich jedoch weiterhin im Ausbau.

Was ist der Unterschied zwischen ISiK und ISiP?

ISiK beschreibt standardisierte Schnittstellen für informationstechnische Systeme in Krankenhäusern. ISiP richtet sich an Systeme in der pflegerischen Versorgung.

Spart eine digitale Pflegeakte automatisch Zeit?

Nein. Zeitersparnis entsteht nur, wenn die Software gut bedienbar ist, Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen und die digitalen Prozesse besser aufgebaut sind als die vorherigen Papierabläufe.

Ist viel Freitext besser als standardisierte Felder?

Beides wird benötigt. Strukturierte Felder erleichtern Suche, Auswertung und Informationsübernahme. Freitext ist notwendig, um individuelle Situationen und Besonderheiten verständlich darzustellen.

Fazit: Die Software allein löst kein Dokumentationsproblem

Digitale Pflegeakten können Übersicht, Zusammenarbeit und Datenqualität deutlich verbessern. Sie können Doppeldokumentation verringern, Informationen schneller verfügbar machen und sichere Kommunikationswege unterstützen.

Der Erfolg hängt jedoch nicht allein vom Produkt ab. Entscheidend sind vereinfachte Prozesse, funktionierende Schnittstellen, klare Zuständigkeiten, gute Schulungen und eine konsequente Beteiligung der Pflegekräfte.

Einrichtungen sollten deshalb nicht fragen: „Welche Software hat die meisten Funktionen?“ Die bessere Frage lautet: „Welches System unterstützt unsere Pflegeprozesse, ohne neue unnötige Arbeit zu erzeugen?“

Wer diese Frage vor der Einführung ehrlich beantwortet, schafft die Grundlage für eine digitale Pflegeakte, die im Alltag tatsächlich entlastet.

Zuletzt fachlich geprüft am 27.07.2026.