Arbeitszeiterfassung in der Pflege 2026: Was muss dokumentiert werden?

Dienstbeginn um 6 Uhr, Übergabe schon um 5:50 Uhr, die Pause fällt wegen Personalmangels aus und nach dem offiziellen Dienstende dauert die Dokumentation noch 20 Minuten.

Solche Situationen gehören für viele Pflegekräfte zum Berufsalltag.

Doch welche dieser Zeiten müssen tatsächlich als Arbeitszeit erfasst werden? Darf eine Pause automatisch abgezogen werden, obwohl sie gar nicht genommen wurde? Was gilt für Übergaben, Umkleidezeiten, Rufbereitschaft oder kurzfristiges Einspringen?

Seit einer grundlegenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts steht fest: Arbeitgeber müssen ein System verwenden, mit dem die gesamte tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Das betrifft grundsätzlich auch Pflegekräfte.

Dieser Ratgeber erklärt die aktuelle Rechtslage 2026 und zeigt, worauf Beschäftigte bei Dienstplan, Zeiterfassung und Stundenkonto achten sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die gesamte tägliche Arbeitszeit muss grundsätzlich erfasst werden.
• Erfasst werden müssen insbesondere Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Die Arbeitszeiterfassung muss derzeit nicht zwingend elektronisch erfolgen.
• Arbeitgeber können die praktische Erfassung auf Beschäftigte übertragen.
• Die rechtliche Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt beim Arbeitgeber.
• Übergaben und andere tatsächlich ausgeübte dienstliche Tätigkeiten gehören zur Arbeitszeit.
• Eine automatisch abgezogene Pause ist problematisch, wenn tatsächlich keine echte Pause genommen werden konnte.
• Bereitschaftsdienst gilt grundsätzlich vollständig als Arbeitszeit.
• Bei Rufbereitschaft sind insbesondere tatsächliche Einsätze zu erfassen.
• Vorgeschriebene Umkleide- und innerbetriebliche Wegezeiten können Arbeitszeit sein.
• Eine Zeiterfassung führt nicht automatisch dazu, dass jede zusätzliche Minute als vergütungspflichtige Überstunde anerkannt wird.
• Pflegekräfte sollten Dienstplan, Zeiterfassung und Entgeltabrechnung regelmäßig miteinander vergleichen.

Ist Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?

Ja.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden.

Die Grundlage dafür sieht das Gericht in § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt deshalb ausdrücklich klar:

Arbeitgeber dürfen nicht darauf warten, dass das Arbeitszeitgesetz irgendwann noch detaillierter geändert wird. Die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Nach der derzeitigen allgemeinen Rechtslage noch nicht zwingend.

Das ist wichtig, weil hierzu viele veraltete oder missverständliche Informationen kursieren.

Aktuell gibt es grundsätzlich noch keine allgemeine gesetzliche Formvorgabe. Die Arbeitszeit kann beispielsweise erfasst werden über:

• elektronische Zeiterfassungssysteme,
• digitale Dienstplanprogramme,
• Apps,
• Terminals beziehungsweise Stempeluhren,
• Tabellen,
• handschriftliche Aufzeichnungen.

Das BMAS bestätigt, dass derzeit grundsätzlich keine bestimmte Form vorgeschrieben ist. Die Bundesregierung plant zwar eine konkretere gesetzliche Regelung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, diese befindet sich aber weiterhin in der politischen Ausgestaltung.

Stand dieses Artikels: August 2026.

Was muss erfasst werden?

Nach der aktuellen Rechtsprechung muss das System geeignet sein, die tatsächlich geleistete tägliche Arbeitszeit festzustellen.

Dazu gehören insbesondere:

• Beginn der Arbeitszeit,
• Ende der Arbeitszeit,
• daraus resultierende Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Das System muss nach den unionsrechtlichen Vorgaben objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Gerade in der Pflege bedeutet das, dass nicht lediglich die geplante Schicht im Dienstplan relevant ist.

Beispiel

Dienstplan:

06:00–14:30 Uhr

Tatsächliche Arbeitszeit:

05:50–14:45 Uhr

Wenn die Pflegekraft bereits um 5:50 Uhr eine verpflichtende Übergabe übernimmt und nach 14:30 Uhr weiter dokumentiert oder eine Übergabe durchführt, kann die tatsächliche Arbeitszeit von der im Dienstplan vorgesehenen Schicht abweichen.

Reicht der Dienstplan als Arbeitszeiterfassung?

Nicht automatisch.

Ein Dienstplan zeigt zunächst, wann gearbeitet werden soll.

Die Arbeitszeiterfassung soll dagegen feststellen, wann tatsächlich gearbeitet wurde.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Ein Dienstplan kann beispielsweise enthalten:

Frühdienst 06:00–14:30 Uhr

Tatsächlich kann die Pflegekraft aber gearbeitet haben:

05:55–14:50 Uhr

Etwa wegen:

• Übergabe,
• Notfall,
• Dokumentation,
• verspäteter Ablösung,
• ungeplanter Patientenversorgung.

Ein System, das ausschließlich die geplante Sollarbeitszeit übernimmt und tatsächliche Abweichungen nicht erfassen kann, bildet die geleistete Arbeitszeit deshalb nicht zuverlässig ab.

Zählt die Dienstübergabe als Arbeitszeit?

Grundsätzlich ja, wenn die Übergabe Teil der geschuldeten beruflichen Tätigkeit ist.

Eine pflegerische Übergabe dient unmittelbar dem Arbeitgeber und der Patientenversorgung.

Das betrifft beispielsweise:

• Übergabe relevanter Diagnosen,
• Medikamentengaben,
• Veränderungen des Patientenzustandes,
• Zugänge und Drainagen,
• geplante Untersuchungen,
• besondere Risiken,
• pflegerische Maßnahmen.

Findet die verpflichtende Übergabe bereits vor dem offiziell angegebenen Dienstbeginn statt, sollte auch diese Zeit als Arbeitszeit berücksichtigt werden.

Das Gleiche gilt für eine Übergabe, die regelmäßig über das geplante Dienstende hinausgeht.

Beispiel: Übergabe vor dem Frühdienst

Der Dienstplan sieht vor:

06:00–14:30 Uhr

Die Stationsleitung erwartet jedoch, dass sämtliche Pflegekräfte bereits um:

05:45 Uhr

zur Übergabe anwesend sind.

Dann beginnt die tatsächliche dienstliche Tätigkeit nicht erst um 6 Uhr.

Bei 15 zusätzlichen Minuten an 20 Arbeitstagen entstehen bereits:

300 Minuten beziehungsweise fünf zusätzliche Arbeitsstunden pro Monat.

Solche kleinen Zeitspannen können sich über ein Jahr erheblich summieren.

Was gilt für Dokumentation nach Dienstende?

Auch Dokumentation ist grundsätzlich Arbeitszeit, wenn sie zur beruflichen Tätigkeit gehört.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Pflegedokumentation,
• Verlaufsberichte,
• Medikamentendokumentation,
• Leistungsnachweise,
• digitale Einträge,
• Vorbereitung einer Übergabe.

Kann eine Pflegekraft ihre gesetzlich oder betrieblich erforderliche Dokumentation aufgrund der Arbeitsbelastung erst nach dem geplanten Dienstende erledigen, endet die tatsächliche Arbeitszeit nicht automatisch mit der Uhrzeit im Dienstplan.

Was gilt für verpflichtende Besprechungen?

Verpflichtende dienstliche Tätigkeiten gehören grundsätzlich ebenfalls zur Arbeitszeit.

Dazu können zählen:

• Teambesprechungen,
• Dienstbesprechungen,
• verpflichtende Qualitätszirkel,
• Pflichtunterweisungen,
• angeordnete Schulungen,
• Übergabebesprechungen.

Entscheidend ist nicht, ob die Tätigkeit unmittelbar am Patienten stattfindet.

Auch organisatorische Tätigkeiten können Arbeitszeit sein.

Müssen Umkleidezeiten erfasst werden?

Das hängt von der konkreten Situation ab.

Besonders relevant ist dies in Krankenhäusern und OP-Bereichen.

Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich entschieden, dass notwendige Umkleidezeiten und damit verbundene innerbetriebliche Wegezeiten vergütungspflichtige Arbeitszeit sein können, wenn der Arbeitgeber eine bestimmte Kleidung vorschreibt und das Umkleiden im Betrieb erfolgen muss.

Der zugrunde liegende Fall betraf sogar eine Krankenschwester im OP-Bereich.

Typisches Beispiel

Der Arbeitgeber schreibt vor:

1. Privatkleidung in der Personalumkleide ausziehen.
2. Dienstkleidung des Krankenhauses anziehen.
3. Dienstkleidung darf das Klinikum nicht verlassen.
4. Anschließend Weg von der Umkleide zur Station oder zum OP.

Dann kann die dafür notwendige Umkleide- und innerbetriebliche Wegezeit zur Arbeitszeit gehören.

Anders kann die Situation aussehen, wenn Arbeitskleidung freiwillig bereits zu Hause angezogen werden kann.

Was ist mit einer automatisch abgezogenen Pause?

Hier sollten Pflegekräfte besonders aufmerksam sein.

Viele Zeiterfassungssysteme ziehen beispielsweise automatisch:

30 Minuten Pause

von einer Schicht ab.

Das ist nur unproblematisch, wenn tatsächlich eine entsprechende Ruhepause genommen werden konnte.

Eine echte Ruhepause setzt voraus, dass die Pflegekraft:

• nicht arbeiten muss,
• sich nicht zur Arbeit bereithalten muss,
• grundsätzlich frei über diese Zeit verfügen kann.

Das Bundesarbeitsgericht definiert eine Ruhepause entsprechend als im Voraus feststehende Arbeitsunterbrechung, während der keine Arbeitspflicht oder Bereitschaft besteht.

Was ist, wenn die Pause wegen Personalmangels ausfällt?

Beispiel:

Dienst:

06:00–14:30 Uhr

Das System zieht automatisch:

30 Minuten Pause

ab.

Die Pflegekraft konnte die Station jedoch nicht verlassen und musste während des gesamten Zeitraums:

• Klingeln beantworten,
• Medikamente verabreichen,
• Patienten betreuen,
• Telefone beantworten.

Dann sollte die Zeit nicht einfach als tatsächlich genommene Ruhepause behandelt werden.

Pflegekräfte sollten einen solchen Vorgang entsprechend der betrieblichen Regelung dokumentieren und eine Korrektur der Arbeitszeiterfassung verlangen.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit grundsätzlich mindestens 30 Minuten und bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten Ruhepause. Beschäftigte dürfen nicht länger als sechs Stunden ohne Ruhepause arbeiten.

Was gilt bei einer unterbrochenen Pause?

Auch hier kommt es auf die tatsächlichen Umstände an.

Eine Pflegekraft beginnt ihre Pause.

Nach fünf Minuten ertönt ein Notruf und sie muss einen Patienten versorgen.

Anschließend kehrt sie eventuell erneut in den Pausenraum zurück.

Eine solche Situation sollte nicht einfach so dokumentiert werden, als hätte eine ununterbrochene reguläre Pause stattgefunden.

Für die gesetzlichen Ruhepausen gilt außerdem:

Einzelne Pausenabschnitte müssen grundsätzlich mindestens 15 Minuten dauern.

Wer ist für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich?

Grundsätzlich der Arbeitgeber.

Er muss seine Organisation so gestalten, dass die tatsächliche Arbeitszeit zuverlässig erfasst werden kann.

Der Arbeitgeber darf die konkrete Eingabe allerdings auf Beschäftigte übertragen.

Beispielsweise kann vorgesehen werden:

Pflegekräfte tragen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit selbst über eine App ein.

Dadurch verschiebt sich jedoch nicht die grundsätzliche arbeitsschutzrechtliche Verantwortung auf den einzelnen Beschäftigten.

Auch das BMAS stellt klar, dass eine Delegation der Aufzeichnung möglich ist, während der Arbeitgeber für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben verantwortlich bleibt.

Darf ich meine Arbeitszeit selbst eintragen?

Ja.

Eine Selbsterfassung kann zulässig sein.

Mögliche Systeme sind beispielsweise:

• Dienstplan-App,
• Terminal,
• Webportal,
• Smartphone-App,
• Zeiterfassungsbogen.

Entscheidend ist, dass tatsächlich geleistete Arbeitszeiten korrekt eingetragen werden können.

Problematisch wäre beispielsweise ein System, in dem Beschäftigte Abweichungen vom Dienstplan überhaupt nicht melden oder korrigieren können.

Kann mein Arbeitgeber Änderungen ablehnen?

Nicht jede eigenständig eingetragene zusätzliche Minute ist automatisch eine anerkannte Überstunde.

Der Arbeitgeber kann prüfen, warum eine Abweichung entstanden ist.

Deshalb sollten Pflegekräfte nachvollziehbar dokumentieren:

• warum sie länger gearbeitet haben,
• welche Tätigkeit ausgeführt wurde,
• wer darüber informiert war,
• ob die zusätzliche Arbeit angeordnet oder erforderlich war.

Besonders bei wiederkehrenden Abweichungen sollte eine dauerhafte Lösung gefunden werden.

Bedeutet erfasste Arbeitszeit automatisch bezahlte Überstunden?

Nein.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient in erster Linie dem Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Für einen Anspruch auf Überstundenvergütung gelten zusätzlich arbeits- und tarifvertragliche Voraussetzungen.

Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung die Darlegungs- und Beweislast bei einem Überstundenprozess nicht automatisch verändert.

Beschäftigte müssen weiterhin grundsätzlich darlegen können, dass die Überstunden geleistet und vom Arbeitgeber veranlasst, gebilligt oder geduldet wurden.

Mehr dazu erfahren Sie unter:

Überstunden in der Pflege

Warum ist eine eigene Dokumentation trotzdem sinnvoll?

Gerade deshalb.

Pflegekräfte sollten bei regelmäßig auftretenden zusätzlichen Arbeitszeiten eigene nachvollziehbare Aufzeichnungen führen.

Dokumentiert werden können beispielsweise:

• Datum,
• Dienstplan,
• tatsächlicher Beginn,
• tatsächliches Ende,
• Pausen,
• Grund für Mehrarbeit,
• zuständige Führungskraft,
• Dienstplanänderungen.

Beispiel

Datum	Dienstplan	Tatsächlich	Abweichung	Grund
12.08.2026	06:00–14:30	05:50–14:45	+25 Min.	Übergabe
14.08.2026	13:30–22:00	13:30–22:25	+25 Min.	Notfall
16.08.2026	06:00–14:30	06:00–14:30	+30 Min.	Pause ausgefallen

Eine solche Dokumentation kann helfen, wiederkehrende Probleme frühzeitig zu erkennen.

Bereitschaftsdienst richtig erfassen

Bereitschaftsdienst zählt arbeitszeitrechtlich grundsätzlich vollständig als Arbeitszeit.

Das bedeutet:

Auch Zeiten, in denen während des Bereitschaftsdienstes nicht tatsächlich gearbeitet oder sogar geschlafen wird, dürfen für die arbeitszeitrechtliche Beurteilung nicht einfach ignoriert werden.

Die tarifliche Vergütung kann dagegen nach besonderen Regeln berechnet werden.

Ausführlich dazu:

Bereitschaftsdienst in der Pflege 2026

Rufbereitschaft richtig erfassen

Bei einer typischen Rufbereitschaft ist die Situation anders.

Die gesamte Rufbereitschaft gilt normalerweise nicht vollständig als Arbeitszeit.

Tatsächliche Einsätze müssen jedoch erfasst werden.

Dazu können gehören:

• telefonische Arbeit,
• digitale Tätigkeiten,
• Fahrt zum Arbeitsplatz,
• tatsächlicher Einsatz in der Einrichtung.

Je nach Tarifvertrag können Wegezeiten außerdem vergütungsrechtlich berücksichtigt werden.

Mehr dazu:

Rufbereitschaft in der Pflege 2026

Was gilt beim Einspringen aus dem Frei?

Auch ein freiwillig übernommener Zusatzdienst ist Arbeitszeit.

Er muss bei der gesamten Arbeitszeit berücksichtigt werden.

Beispiel:

Eine Pflegekraft hat laut ursprünglichem Dienstplan frei und übernimmt kurzfristig einen achtstündigen Frühdienst.

Diese acht Stunden dürfen nicht deshalb aus der Arbeitszeitberechnung verschwinden, weil der Dienst freiwillig übernommen wurde.

Auch:

• Höchstarbeitszeit,
• Ruhezeit,
• Überstundenregelungen

bleiben relevant.

Mehr dazu:

Einspringen aus dem Frei in der Pflege

Arbeitszeiterfassung und Ruhezeit

Eine zuverlässige Zeiterfassung ist auch deshalb wichtig, weil ohne das tatsächliche Arbeitsende die gesetzliche Ruhezeit nicht korrekt berechnet werden kann.

Beispiel:

Dienstplanende:

21:30 Uhr

Tatsächliches Ende nach Übergabe:

22:00 Uhr

Die gesetzliche Ruhezeit beginnt grundsätzlich nicht bereits um 21:30 Uhr, wenn bis 22 Uhr tatsächlich weitergearbeitet wurde.

Im Gesundheitswesen gelten grundsätzlich elf Stunden Ruhezeit, wobei unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen eine Verkürzung auf zehn Stunden mit entsprechendem Ausgleich möglich ist.

Mehr dazu:

Ruhezeit in der Pflege

Arbeitszeiterfassung bei Nachtdiensten

Auch Nachtdienste müssen mit den tatsächlichen Zeiten erfasst werden.

Relevant sind beispielsweise:

• tatsächlicher Dienstbeginn,
• tatsächliches Ende,
• Pausenzeiten,
• Übergaben,
• Nachtstunden,
• zusätzliche Einsätze.

Das ist nicht nur für das Arbeitszeitgesetz wichtig.

Die dokumentierten Nachtstunden können auch Auswirkungen haben auf:

• Nachtzuschläge,
• Schichtzulagen,
• Zusatzurlaub,
• tarifliche Ansprüche.

Weitere Informationen:

Nachtzuschlag in der Pflege 2026

Schichtzulage in der Pflege 2026

Was gilt für den normalen Arbeitsweg?

Der normale Weg von der Wohnung zur regulären Arbeitsstätte gehört grundsätzlich nicht zur täglichen Arbeitszeit.

Anders können besondere Situationen zu beurteilen sein, beispielsweise:

• Dienstreisen,
• Fahrten zwischen verschiedenen Arbeitsorten,
• angeordnete Fahrten während des Dienstes,
• bestimmte Einsätze während einer Rufbereitschaft.

Deshalb sollte zwischen dem normalen Arbeitsweg und dienstlich veranlassten Fahrten unterschieden werden.

Was gilt bei telefonischer Arbeit nach Feierabend?

Auch wenige Minuten können Arbeit sein.

Beispiel:

Eine Pflegekraft ist bereits zu Hause.

Die Station ruft an und die Beschäftigte muss:

• einen medizinischen Sachverhalt erklären,
• Angaben zu einem Patienten machen,
• eine Dokumentation ergänzen,
• eine dienstliche Entscheidung treffen.

Dann wird tatsächlich eine berufliche Tätigkeit ausgeübt.

Solche Arbeit sollte nicht allein deshalb ignoriert werden, weil sie nur wenige Minuten dauert oder über das Telefon erfolgt.

Das ist besonders relevant bei wiederholten telefonischen Unterbrechungen der Freizeit oder Ruhezeit.

Was gilt für Fortbildungen?

Verpflichtende Fortbildungen und Schulungen können ebenfalls Arbeitszeit darstellen.

Relevant sind beispielsweise:

• Pflichtunterweisungen,
• Hygieneschulungen,
• verpflichtende Reanimationskurse,
• vorgeschriebene Geräteeinweisungen,
• dienstlich angeordnete Schulungen.

Bei freiwilligen Weiterbildungen kann die rechtliche Bewertung dagegen anders ausfallen.

Entscheidend sind immer die konkreten Umstände sowie Arbeits- und Tarifvertrag.

Was passiert bei falscher Arbeitszeiterfassung?

Falsche Zeiterfassung kann verschiedene Ursachen haben.

Zum Beispiel:

• geplante statt tatsächliche Arbeitszeiten,
• automatischer Pausenabzug,
• fehlende Übergabezeiten,
• nicht dokumentierte Zusatzdienste,
• fehlende Rufbereitschaftseinsätze,
• nachträglich geänderte Stunden.

Beschäftigte sollten zunächst eine Korrektur verlangen.

Sinnvoll ist eine sachliche Dokumentation:

Am 7. August konnte die automatisch abgezogene Pause von 30 Minuten aufgrund der durchgehenden Patientenversorgung nicht genommen werden. Bitte korrigieren Sie meine Arbeitszeit entsprechend.

Bei wiederkehrenden Problemen können zusätzlich Ansprechpartner sein:

• Stations- oder Bereichsleitung,
• Personalabteilung,
• Betriebsrat,
• Personalrat,
• Mitarbeitervertretung.

Kann der Arbeitgeber Arbeitszeiten nachträglich verändern?

Korrekturen können selbstverständlich erforderlich sein.

Beispielsweise wenn:

• jemand vergessen hat auszustempeln,
• eine falsche Uhrzeit eingetragen wurde,
• ein Diensttausch nicht übernommen wurde.

Änderungen sollten jedoch nachvollziehbar und sachlich richtig sein.

Eine tatsächlich geleistete Arbeitszeit darf nicht einfach deshalb entfernt werden, weil sie nicht in den Dienstplan passt.

Bei wiederholten ungeklärten Änderungen empfiehlt es sich, eigene Aufzeichnungen aufzubewahren und die Abweichungen schriftlich anzusprechen.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Für die Einhaltung des Arbeitszeit- und Arbeitsschutzrechts sind grundsätzlich die zuständigen Arbeitsschutzbehörden der Bundesländer zuständig.

Je nach Bundesland können dies beispielsweise sein:

• Gewerbeaufsichtsämter,
• Arbeitsschutzämter,
• andere zuständige Landesbehörden.

Diese Behörden können die betriebliche Organisation kontrollieren und bei Verstößen Maßnahmen verlangen. Das BMAS weist darauf hin, dass bei Verstößen je nach Einzelfall auch Sanktionen beziehungsweise Bußgelder möglich sind.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Ein Betriebsrat kann bei der Ausgestaltung eines Zeiterfassungssystems Mitbestimmungsrechte besitzen.

Das Bundesarbeitsgericht unterscheidet dabei:

Das Ob einer Zeiterfassung ist gesetzlich vorgegeben.

Beim Wie besteht dagegen Gestaltungsspielraum.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Auswahl eines Systems,
• Bedienung,
• Korrekturverfahren,
• Datenschutz,
• technische Ausgestaltung.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Hier ist eine wichtige Unterscheidung erforderlich.

§ 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz verlangt ausdrücklich, dass Arbeitszeit über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinaus aufgezeichnet wird. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Für die aufgrund der BAG-Rechtsprechung erforderliche vollständige Arbeitszeiterfassung sind die gesetzlichen Detailvorgaben zur Form und Ausgestaltung bislang noch nicht vollständig neu geregelt.

Deshalb sollte nicht pauschal behauptet werden, dass jede einzelne vollständige Arbeitszeitaufzeichnung aufgrund dieser BAG-Pflicht exakt zwei Jahre gespeichert werden müsse.

Typische Fehler bei der Arbeitszeiterfassung in der Pflege

Besonders häufig sollten Pflegekräfte auf folgende Punkte achten:

• Übergabe vor Dienstbeginn nicht erfasst,
• Übergabe nach Dienstende nicht erfasst,
• Pause automatisch abgezogen, obwohl sie ausgefallen ist,
• Dokumentation nach Schichtende nicht erfasst,
• verpflichtende Besprechung als Freizeit behandelt,
• Rufbereitschaftseinsatz vergessen,
• Bereitschaftsdienst nur nach tatsächlichen Einsätzen erfasst,
• notwendige Umkleidezeit nicht berücksichtigt,
• kurzfristiger Zusatzdienst fehlt,
• Arbeitszeitkonto stimmt nicht mit Dienstplan überein.

Checkliste für Pflegekräfte

Prüfen Sie regelmäßig:

1. Stimmt der erfasste Dienstbeginn?
2. Stimmt das tatsächliche Dienstende?
3. Wurde die Übergabe vollständig berücksichtigt?
4. Habe ich meine Pause tatsächlich genommen?
5. Wurde eine ausgefallene Pause korrigiert?
6. Wurden Zusatzdienste erfasst?
7. Sind Rufbereitschaftseinsätze dokumentiert?
8. Ist Bereitschaftsdienst korrekt eingetragen?
9. Stimmen Nachtstunden?
10. Stimmen Dienstplan, Stundenkonto und Gehaltsabrechnung überein?

Bei Abweichungen sollten diese möglichst zeitnah geklärt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung in der Pflege

Muss jede Pflegekraft ihre Arbeitszeit erfassen?

Der Arbeitgeber muss ein System bereitstellen und dafür sorgen, dass die Arbeitszeit erfasst wird. Die konkrete Erfassung kann auf Beschäftigte übertragen werden.

Muss die Zeiterfassung 2026 elektronisch erfolgen?

Nach der derzeit geltenden allgemeinen Rechtslage besteht noch keine generelle Pflicht, jede Arbeitszeit ausschließlich elektronisch zu erfassen. Eine entsprechende gesetzliche Ausgestaltung ist politisch vorgesehen.

Was muss erfasst werden?

Mindestens müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig feststellbar sein.

Gehört die Übergabe zur Arbeitszeit?

Wenn die Übergabe verpflichtender Bestandteil der Tätigkeit ist, handelt es sich grundsätzlich um Arbeitszeit.

Wird meine Pause als Arbeitszeit bezahlt, wenn ich arbeiten musste?

Eine Zeit, während der tatsächlich gearbeitet oder Arbeitsbereitschaft verlangt wurde, erfüllt nicht die Voraussetzungen einer echten Ruhepause.

Zählen Umkleidezeiten zur Arbeitszeit?

Das kann der Fall sein, wenn der Arbeitgeber das Tragen bestimmter Kleidung vorschreibt und das Umkleiden im Betrieb erfolgen muss. Das BAG hat dies unter anderem für OP-Pflegepersonal bestätigt.

Ist Bereitschaftsdienst Arbeitszeit?

Arbeitszeitrechtlich gilt Bereitschaftsdienst grundsätzlich vollständig als Arbeitszeit.

Ist Rufbereitschaft Arbeitszeit?

Typische Rufbereitschaft gilt nicht vollständig als Arbeitszeit. Tatsächliche Einsätze sind jedoch zu berücksichtigen.

Beweist die Zeiterfassung automatisch meine Überstunden?

Nein. Für einen Vergütungsanspruch gelten zusätzliche Voraussetzungen. Die BAG-Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung verändert die Darlegungs- und Beweislast für Überstundenvergütung nicht automatisch.

Was mache ich, wenn meine Stunden falsch sind?

Abweichungen sollten möglichst zeitnah dokumentiert und beim Arbeitgeber beziehungsweise der zuständigen Führungskraft zur Korrektur gemeldet werden.

Arbeitszeiterfassung im Überblick

Tätigkeit	Arbeitszeit grundsätzlich erfassen?
regulärer Dienst	Ja
verpflichtende Übergabe	Ja
Pflegedokumentation	Ja
verpflichtende Besprechung	Ja
tatsächliche Arbeit während einer geplanten Pause	Ja
echte Ruhepause	Nein
Bereitschaftsdienst	grundsätzlich vollständig
Rufbereitschaft ohne Einsatz	grundsätzlich nicht als volle Arbeitszeit
tatsächlicher Rufbereitschaftseinsatz	Ja
angeordnetes Umkleiden im Betrieb	kann Arbeitszeit sein
normaler Arbeitsweg	grundsätzlich nein
zusätzlicher Dienst aus dem Frei	Ja

Fazit

Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland 2026 keine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers.

Die gesamte tägliche Arbeitszeit muss grundsätzlich nachvollziehbar erfasst werden. Dafür müssen insbesondere Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit feststellbar sein.

Gerade in der Pflege reicht es deshalb nicht immer aus, ausschließlich die im Dienstplan vorgesehenen Uhrzeiten zu betrachten.

Übergaben, Dokumentation, ausgefallene Pausen, Zusatzdienste, Bereitschaftsdienst und tatsächliche Einsätze während einer Rufbereitschaft können dazu führen, dass die reale Arbeitszeit von der geplanten Schicht abweicht.

Besonders aufmerksam sollten Pflegekräfte bei automatisch abgezogenen Pausen und regelmäßig unbezahlter Arbeit vor oder nach dem offiziellen Dienst sein.

Eine korrekte Zeiterfassung schützt nicht nur Vergütungsansprüche. Sie ist vor allem Voraussetzung dafür, Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten überhaupt zuverlässig kontrollieren zu können.

Weiterführende Artikel

• Arbeitszeitgesetz in der Pflege
• Ruhezeit in der Pflege
• Überstunden in der Pflege
• Einspringen aus dem Frei in der Pflege
• Bereitschaftsdienst in der Pflege 2026
• Rufbereitschaft in der Pflege 2026
• Nachtzuschlag in der Pflege 2026
• Schichtzulage in der Pflege 2026

Quellen

Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung. BMAS: Arbeitszeiterfassung

Bundesarbeitsgericht – Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21. BAG: 1 ABR 22/21

Bundesarbeitsgericht – Überstundenvergütung, 5 AZR 359/21. BAG: 5 AZR 359/21

Bundesarbeitsgericht – Umkleidezeiten bei OP-Pflegepersonal, 5 AZR 678/11. BAG: 5 AZR 678/11

Arbeitszeitgesetz – insbesondere §§ 4 und 16. Arbeitszeitgesetz

Zuletzt fachlich geprüft am 07.08.2026.