Digitale Pflegedokumentation: Weniger Papierarbeit, mehr Zeit für Menschen?

Pflegekräfte verbringen einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages mit Dokumentation, Kommunikation und organisatorischen Aufgaben. Pflegeberichte müssen geschrieben, Medikamente dokumentiert, Vitalwerte übertragen, Übergaben vorbereitet und Informationen zwischen Einrichtungen ausgetauscht werden.

Digitale Systeme sollen diese Arbeit erleichtern. Mobile Pflegedokumentation, elektronische Patientenakten, automatisch übertragene Messwerte und sichere Kommunikationsdienste versprechen weniger Papier, schnellere Abläufe und besser verfügbare Informationen.

Doch Digitalisierung spart nicht automatisch Zeit.

Ein schlecht gestaltetes Programm kann zusätzliche Klicks, doppelte Eingaben und neue Fehlerquellen verursachen. Der Nutzen hängt deshalb nicht allein davon ab, ob eine Einrichtung digitale Technik einführt. Entscheidend ist, ob die Technik einen bisherigen Arbeitsschritt tatsächlich ersetzt und sinnvoll in den Pflegeprozess integriert wird.

Wie viel Zeit verbringen Pflegekräfte mit Dokumentation?

Eine häufig zitierte Schätzung geht davon aus, dass Pflegekräfte in ambulanten Diensten und stationären Pflegeeinrichtungen ungefähr 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für Dokumentation und andere administrative Vorgänge aufwenden. Die Techniker Krankenkasse verweist hierbei auf eine Einschätzung der Caritas. Es handelt sich jedoch nicht um einen repräsentativen Wert, der für alle Pflegebereiche und Einrichtungen gleichermaßen gilt.

Der tatsächliche Zeitaufwand hängt unter anderem ab von:

• Versorgungsbereich und Patientengruppe
• Dokumentationssystem
• Pflegeaufwand
• gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen
• Zahl der verwendeten Programme
• Qualität der Schnittstellen
• Erfahrung der Beschäftigten
• betrieblichen Dokumentationsvorgaben
• vorhandener technischer Unterstützung

Eine internationale Forschungsübersicht ermittelte, dass Pflegekräfte in den untersuchten stationären Bereichen durchschnittlich etwa 22 Prozent ihres Arbeitstages mit elektronischen Patientenakten interagierten. Die Ergebnisse waren allerdings sehr unterschiedlich und stammten überwiegend aus den USA. Sie lassen sich daher nicht ohne Weiteres auf die deutsche Pflege übertragen.

Eine belastbare Formulierung lautet deshalb:

Dokumentation und administrative Aufgaben beanspruchen einen relevanten Teil der Pflegearbeitszeit. Wie groß dieser Anteil ist, unterscheidet sich jedoch erheblich zwischen Einrichtungen und Arbeitsbereichen.

Digitale Pflegedokumentation und ePA sind nicht dasselbe

Die Begriffe elektronische Patientenakte und digitale Pflegedokumentation werden häufig gleichgesetzt. Tatsächlich handelt es sich um unterschiedliche Systeme.

Digitale Pflegedokumentation

Die digitale Pflegedokumentation ist Teil des internen Dokumentationssystems einer Einrichtung.

Darin werden beispielsweise erfasst:

• Pflegeanamnese
• Pflegeprobleme und Ressourcen
• individuelle Pflegeplanung
• durchgeführte Maßnahmen
• Pflegeberichte
• Wunden und Hautzustände
• Sturz- und Dekubitusrisiken
• Ernährung und Flüssigkeitsaufnahme
• Mobilität
• Schmerzen
• Ausscheidung
• Besonderheiten im Pflegeverlauf

Diese Dokumentation dient der Versorgung, Qualitätssicherung und rechtlichen Nachvollziehbarkeit innerhalb der jeweiligen Einrichtung.

Elektronische Patientenakte

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, ist eine einrichtungsübergreifende Akte für gesetzlich Versicherte. Sie enthält ausgewählte Gesundheitsinformationen, die verschiedenen berechtigten Leistungserbringern zur Verfügung stehen können.

Dazu können gehören:

• Arztbriefe
• Befundberichte
• Entlassungsbriefe
• digitale Medikationsliste
• Daten aus E-Rezepten
• Labor- und Untersuchungsbefunde
• auf Wunsch Daten der Pflege und pflegerischen Versorgung

Die ePA ersetzt nicht die vollständige lokale Pflege- oder Behandlungsdokumentation einer Einrichtung.

Offizielle Informationen:

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/digitalisierung/elektronische-patientenakte/epa-fuer-alle

Die Telematikinfrastruktur ist auch für Pflegeeinrichtungen relevant

Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen müssen seit dem 1. Juli 2025 an die Telematikinfrastruktur angebunden sein. Das gilt auch für Leistungserbringer der häuslichen Krankenpflege und der außerklinischen Intensivpflege.

Die Telematikinfrastruktur ermöglicht unter anderem:

• sichere Kommunikation über KIM
• Zugriff auf freigegebene ePA-Daten
• digitale Übermittlung bestimmter Unterlagen
• elektronischen Austausch mit Ärzten und Krankenkassen
• Nutzung weiterer digitaler Anwendungen

Pflegeeinrichtungen erhalten für den Zugriff auf die ePA eine Institutionsberechtigung. Mitarbeitende, die an der Versorgung beteiligt sind, können im Behandlungskontext auf die freigegebenen Daten zugreifen.

Informationen für Pflegeeinrichtungen:

https://www.gematik.de/anwendungen/epa-fuer-alle/pflege

https://www.gematik.de/pflege

Die gesetzliche Anbindung bedeutet allerdings nicht, dass in jeder Einrichtung bereits sämtliche Anwendungen störungsfrei in die vorhandene Pflegesoftware integriert sind.

Welche Vorteile kann digitale Pflegedokumentation bieten?

1. Informationen direkt am Versorgungsort erfassen

Mit mobilen Endgeräten können Pflegekräfte Informationen dort dokumentieren, wo sie entstehen:

• am Patientenbett
• im Bewohnerzimmer
• während eines Hausbesuchs
• bei der Wundversorgung
• nach einer Medikamentengabe
• während einer Beratung

Dadurch entfällt möglicherweise die spätere Übertragung handschriftlicher Notizen.

Damit daraus wirklich eine Zeitersparnis entsteht, müssen allerdings ausreichend Geräte vorhanden sein. Außerdem benötigen Beschäftigte eine stabile Verbindung und einen schnellen Zugang zum richtigen Datensatz.

Ein Tablet, das ständig weitergegeben werden muss oder regelmäßig die Verbindung verliert, kann die Arbeit eher verlangsamen.

2. Doppelte Eingaben vermeiden

Ein zentraler Vorteil entsteht, wenn Daten nur einmal erfasst und anschließend automatisch weiterverwendet werden.

Das kann beispielsweise gelten für:

• Stammdaten
• Vitalwerte
• Medikationsinformationen
• Diagnosen
• Allergien
• Risikoeinschätzungen
• Termine
• Abrechnungsdaten
• Leistungsnachweise

Dafür müssen die beteiligten Programme geeignete Schnittstellen besitzen.

Werden Informationen weiterhin parallel auf Papier, in der Pflegesoftware und in einem zusätzlichen Kliniksystem erfasst, wurde der Prozess nicht vereinfacht. Die Papierarbeit wurde lediglich durch zusätzliche digitale Arbeit ergänzt.

3. Vitalwerte automatisch übertragen

Moderne Messgeräte können Vitalwerte direkt an ein Dokumentationssystem übertragen.

Dazu können gehören:

• Blutdruck
• Puls
• Sauerstoffsättigung
• Körpertemperatur
• Blutzucker
• Gewicht
• Herzfrequenz
• bestimmte Beatmungsparameter

Dadurch können handschriftliche Zwischenaufzeichnungen und manuelle Übertragungen entfallen. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Tipp- und Übertragungsfehlern.

Die automatische Übernahme entbindet Pflegekräfte aber nicht von der fachlichen Prüfung. Ein technisch übertragener Messwert muss weiterhin zur Patientensituation passen. Messfehler, falsch zugeordnete Geräte und unplausible Werte dürfen nicht ungeprüft übernommen werden.

4. Informationen schneller finden

Digitale Systeme können wichtige Informationen übersichtlich zusammenführen.

Pflegekräfte können dadurch beispielsweise schneller erkennen:

• welche Medikamente verordnet wurden
• wann ein Verband gewechselt wurde
• wie sich eine Wunde entwickelt
• ob sich Vitalwerte verändert haben
• welche Maßnahmen geplant sind
• wann die nächste Evaluation stattfindet
• welche Allergien bestehen
• welche Besonderheiten bei Mobilisation oder Ernährung gelten

Voraussetzung ist eine klare Struktur. Eine digitale Akte mit hunderten ungeordneten Einträgen ist nicht automatisch übersichtlicher als eine Papierakte.

5. Übergaben strukturieren

Digitale Übergaben können relevante Veränderungen aus der Dokumentation zusammenstellen.

Möglich sind beispielsweise:

• offene Aufgaben
• neue ärztliche Anordnungen
• auffällige Vitalwerte
• Veränderungen des Zustands
• geplante Untersuchungen
• Sturz- oder Dekubusereignisse
• neu begonnene Medikamente
• ausstehende Rückmeldungen

Das kann die Übergabe unterstützen. Es ersetzt jedoch nicht immer das persönliche Gespräch.

Besonders komplexe, psychosoziale oder schwer standardisierbare Informationen lassen sich nicht vollständig durch Häkchen, Warnsymbole oder automatisch erstellte Listen abbilden.

6. Medikamentenprozesse sicherer gestalten

Digitale Systeme können den Medikationsprozess unterstützen durch:

• elektronische Verordnungen
• aktuelle Medikamentenlisten
• Wechselwirkungsprüfungen
• Erinnerungen an Verabreichungszeiten
• digitale Bestätigungen
• Barcode-Systeme
• automatische Bestandskontrolle
• elektronische Nachbestellung

Eine systematische Übersichtsarbeit zeigte, dass digitale Barcode-Systeme für die Medikamentengabe die dafür benötigte Arbeitszeit in den untersuchten Studien im Durchschnitt verringerten. Gleichzeitig nahm bei vielen anderen untersuchten digitalen Systemen die reine Dokumentationszeit zu.

Das zeigt: Ein digitales System kann einzelne Arbeitsschritte verbessern, ohne den gesamten Dokumentationsaufwand automatisch zu reduzieren.

7. Kommunikation zwischen Einrichtungen beschleunigen

Über den Dienst „Kommunikation im Medizinwesen“, kurz KIM, können sensible Dokumente innerhalb der Telematikinfrastruktur sicher übermittelt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arztbriefe
• Befunde
• Verordnungen
• Abrechnungsunterlagen
• medizinische Rückfragen
• Informationen zwischen Pflegeeinrichtungen und Arztpraxen

Damit können Fax, Briefpost und unsichere E-Mail-Kommunikation teilweise ersetzt werden.

Die Zeitersparnis entsteht jedoch nur, wenn eingehende Informationen automatisch dem richtigen Patienten und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden können.

8. Touren und Einsätze besser planen

In der ambulanten Pflege können digitale Planungssysteme helfen bei:

• Tourenzusammenstellung
• Routenplanung
• kurzfristigen Änderungen
• Zuordnung notwendiger Qualifikationen
• Übermittlung von Einsatzinformationen
• Arbeitszeiterfassung
• Rückmeldung erledigter Leistungen

Eine gute Software kann Fahrtwege und telefonische Rückfragen reduzieren.

Eine rein auf Effizienz ausgerichtete Tourenplanung birgt aber Risiken. Pflegezeiten dürfen nicht so knapp berechnet werden, dass kein Spielraum für unerwartete Veränderungen, Gespräche oder akute Probleme bleibt.

9. Pflegequalität besser auswerten

Digital erfasste Daten können Einrichtungen dabei helfen, wiederkehrende Risiken zu erkennen.

Mögliche Auswertungen betreffen:

• Stürze
• Dekubitusfälle
• Wundverläufe
• Gewichtsabnahmen
• Medikationsabweichungen
• Krankenhauseinweisungen
• Pflegeabbrüche
• ausgefallene Maßnahmen
• ungewöhnliche Vitalwertentwicklungen

Solche Auswertungen können die Qualitätsentwicklung unterstützen. Sie ersetzen jedoch keine fachliche Einzelfallprüfung.

Außerdem muss klar geregelt sein, welche Daten zu welchem Zweck ausgewertet werden. Pflegedokumentation darf nicht ohne transparente Grundlage zu einer permanenten individuellen Leistungskontrolle werden.

Führt elektronische Dokumentation wirklich zu Zeitersparnis?

Die wissenschaftliche Antwort lautet: nicht automatisch.

Eine systematische Übersichtsarbeit untersuchte 33 Studien zum Einfluss digitaler Gesundheitstechnik auf die Arbeitszeit von Pflegekräften. Viele der untersuchten Systeme erhöhten zunächst die Dokumentationszeit. Gleichzeitig zeigte sich bei einigen Anwendungen eine Verlagerung hin zu direkter Versorgung oder anderen wertschöpfenden Tätigkeiten.

Eine weitere Übersichtsarbeit fand Hinweise darauf, dass elektronische Pflegedokumentation Qualität, Vollständigkeit und Patientensicherheit verbessern kann. Die Autoren betonten aber, dass die Systeme logisch aufgebaut und standardisiert sein müssen.

Daraus folgt:

Digitalisierung kann Zeit sparen, wenn sie unnötige Arbeitsschritte ersetzt. Führt sie nur ein weiteres System ein, kann sie den Arbeitsaufwand erhöhen.

Warum digitale Systeme anfangs mehr Zeit kosten können

Bei einer Einführung entstehen zunächst zusätzliche Aufgaben:

• Schulungen
• Einrichtung von Benutzerkonten
• Anpassung von Formularen
• Übertragung alter Daten
• parallele Papier- und Digitaldokumentation
• Korrektur technischer Fehler
• Erlernen neuer Abläufe
• Abstimmung zwischen Berufsgruppen
• Anpassung von Zuständigkeiten

Eine zeitweise Mehrbelastung ist deshalb nicht ungewöhnlich.

Problematisch wird sie, wenn der Übergangszustand dauerhaft bestehen bleibt und Beschäftigte über Monate oder Jahre dieselben Informationen in mehreren Systemen dokumentieren müssen.

Das Strukturmodell kann Dokumentation gezielt vereinfachen

In der ambulanten und stationären Langzeitpflege kann das Strukturmodell helfen, unnötige Dokumentationsroutinen zu reduzieren.

Zu seinen Kernelementen gehören:

• strukturierte Informationssammlung
• individuelle Maßnahmenplanung
• Berichte nur bei Abweichungen und Besonderheiten
• festgelegte Evaluation
• stärkere Orientierung an der fachlichen Einschätzung der Pflegefachkraft

Auf routinemäßige Einzelnachweise wiederkehrender Grundpflege- und Betreuungsabläufe kann unter den vorgesehenen Bedingungen verzichtet werden.

Nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums wird das Strukturmodell inzwischen in bis zu 80 Prozent der Einrichtungen der Langzeitpflege eingesetzt. Die erreichte Zeitersparnis darf nicht zu einer niedrigeren Pflegevergütung führen, sondern soll für die pflegerische Versorgung zur Verfügung stehen.

Offizielle Informationen:

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/service/begriffe-von-a-z/e/entbuerokratisierung-der-pflegedokumentation

Digitale Technik und das Strukturmodell können sich ergänzen. Entscheidend ist aber zuerst eine fachlich sinnvolle Dokumentationsstruktur. Ein unnötig komplizierter Prozess wird nicht allein dadurch besser, dass er digital abgebildet wird.

Digitalisierung ersetzt keine Pflegekräfte

Digitale Systeme können:

• Daten übertragen
• Informationen sortieren
• an Aufgaben erinnern
• Warnhinweise geben
• Kommunikation erleichtern
• Wege und Abläufe planen
• Dokumente bereitstellen

Sie können aber nicht:

• einen Menschen mobilisieren
• Ängste auffangen
• eine komplexe Pflegesituation vollständig beurteilen
• Angehörige beraten
• eine vertrauensvolle Beziehung aufbauen
• unerwartete Veränderungen menschlich einordnen
• fehlende Personalstunden ausgleichen

Digitalisierung kann vorhandene Pflegezeit besser nutzbar machen. Sie erzeugt jedoch keine zusätzlichen Beschäftigten.

Mehr zu den strukturellen Ursachen des Personalmangels:

https://360gradgesundheit.de/pflegekraeftemangel/

Künstliche Intelligenz in der Pflegedokumentation

Künstliche Intelligenz wird zunehmend als mögliche Unterstützung bei Dokumentationsaufgaben diskutiert.

Mögliche Anwendungen sind:

• Spracheingabe
• automatische Textzusammenfassungen
• Erkennung unvollständiger Angaben
• Strukturierung von Pflegeberichten
• Aufbereitung von Übergaben
• Erkennung auffälliger Messwertentwicklungen
• Vorschläge für standardisierte Formulierungen

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sieht Potenziale für eine leichtere Dokumentation und standardisierte Abläufe. Sie betont gleichzeitig, dass digitale und KI-gestützte Systeme bedarfsgerecht in die Pflegearbeit eingebettet werden müssen und der Arbeitsschutz von Beginn an mitzudenken ist.

Informationen der BAuA:

https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitsorganisation/Pflege-Gesundheitswesen/Pflege-KI

Von KI erzeugte Dokumentation muss fachlich geprüft werden. Systeme können:

• Informationen verwechseln
• Zusammenhänge falsch darstellen
• ungenaue Formulierungen erzeugen
• relevante Besonderheiten auslassen
• plausibel klingende, aber falsche Inhalte ergänzen

Die Verantwortung für die Dokumentation bleibt bei den zuständigen Beschäftigten und Einrichtungen.

Die wichtigsten Herausforderungen

Schlechte Bedienbarkeit

Zu viele Menüs, Pflichtfelder und Klicks können die Dokumentation verlängern.

Ein gutes System sollte:

• häufig benötigte Funktionen schnell erreichbar machen
• verständliche Begriffe verwenden
• unnötige Eingaben vermeiden
• Daten übersichtlich darstellen
• an unterschiedliche Berufsgruppen angepasst sein
• relevante Informationen priorisieren
• mobil und stationär zuverlässig funktionieren

Fehlende Schnittstellen

Wenn Programme nicht miteinander kommunizieren, entstehen Medienbrüche.

Typische Beispiele sind:

• Vitalwerte müssen manuell übertragen werden
• Arztbriefe können nicht importiert werden
• Stammdaten werden mehrfach eingegeben
• Medikationslisten stimmen nicht überein
• Dienstplanung und Zeiterfassung arbeiten getrennt
• Daten müssen ausgedruckt und wieder eingescannt werden

Vor dem Kauf sollte deshalb nicht nur die Funktionsliste eines Programms geprüft werden. Ebenso wichtig sind vorhandene und geplante Schnittstellen.

Technische Ausfälle

Einrichtungen benötigen verbindliche Ausfallkonzepte.

Darin sollte geregelt sein:

• wie dringend benötigte Informationen erreichbar bleiben
• wie Medikamente kontrolliert werden
• wie vorübergehend dokumentiert wird
• wer den technischen Support informiert
• wie nachträgliche Eintragungen gekennzeichnet werden
• wie Datenverlust vermieden wird
• wann der Notbetrieb beginnt und endet

Pflege darf bei einem Server- oder Internetausfall nicht zum Stillstand kommen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Pflegedokumentationen enthalten besonders sensible Gesundheitsdaten.

Notwendig sind unter anderem:

• individuelle Benutzerkonten
• rollenbezogene Zugriffsrechte
• sichere Passwörter oder andere Anmeldeverfahren
• automatische Bildschirmsperren
• verschlüsselte Datenübertragung
• regelmäßige Aktualisierungen
• Datensicherungen
• dokumentierte Berechtigungskonzepte
• Schulungen zu Phishing und Schadsoftware
• klare Verfahren bei Datenschutzvorfällen

Private Messenger, persönliche E-Mail-Konten und ungeschützte Foto-Apps sind für den Austausch von Patientendaten grundsätzlich ungeeignet.

Fehlende Schulung

Beschäftigte benötigen nicht nur eine kurze technische Einweisung.

Sie müssen verstehen:

• welche Informationen wo dokumentiert werden
• welche Eingaben rechtlich und fachlich erforderlich sind
• wie Fehler berichtigt werden
• wie Zugriffsrechte funktionieren
• was bei einem Systemausfall geschieht
• an wen Probleme gemeldet werden
• wie Datenschutzverstöße vermieden werden

Schulungen sollten während der bezahlten Arbeitszeit stattfinden und für unterschiedliche Vorkenntnisse geeignet sein.

Digitaler Stress

Technische Störungen, häufige Unterbrechungen, zu viele Warnungen und ständige digitale Erreichbarkeit können Beschäftigte zusätzlich belasten.

Digitalisierung darf deshalb nicht nur anhand eingesparter Minuten bewertet werden. Einrichtungen müssen auch prüfen, wie sich ein System auf Konzentration, Arbeitsunterbrechungen, psychische Belastung und Zusammenarbeit auswirkt.

Ausführliche Informationen:

https://360gradgesundheit.de/digitalisierung-mentale-gesundheit/

Wann entsteht tatsächlich mehr Zeit für Patienten?

Digitale Technik schafft vor allem dann zusätzliche Pflegezeit, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind:

1. Ein bisheriger Arbeitsschritt entfällt vollständig.
2. Daten müssen nur einmal eingegeben werden.
3. Die Technik funktioniert zuverlässig.
4. Geräte sind in ausreichender Zahl vorhanden.
5. Informationen sind schnell auffindbar.
6. Mitarbeitende wurden ausreichend geschult.
7. Der technische Support ist erreichbar.
8. Warnungen und Pflichtfelder sind fachlich sinnvoll begrenzt.
9. Die Dokumentation entspricht dem tatsächlichen Pflegeprozess.
10. Eingesparte Zeit wird nicht sofort mit zusätzlichen Verwaltungsaufgaben gefüllt.

Der letzte Punkt ist entscheidend.

Eine Einrichtung kann Dokumentationszeit einsparen und trotzdem keine zusätzliche Zeit für persönliche Pflege gewinnen, wenn parallel mehr Patienten, weitere Prüfpflichten oder zusätzliche organisatorische Aufgaben übernommen werden müssen.

So sollten Einrichtungen digitale Systeme einführen

1. Ausgangssituation messen

Vor der Einführung sollte ermittelt werden:

• Wie lange dauert die Dokumentation aktuell?
• Welche Informationen werden doppelt erfasst?
• Wo entstehen häufig Rückfragen?
• Welche Formulare werden kaum genutzt?
• Welche technischen Störungen bestehen bereits?
• Wie viel Dokumentation erfolgt nach Dienstende?

Ohne Ausgangsmessung lässt sich später kaum beurteilen, ob das neue System tatsächlich entlastet.

2. Pflegekräfte früh beteiligen

Pflegekräfte sollten bereits an Auswahl und Test beteiligt werden.

Die zukünftigen Anwender können beurteilen:

• ob Masken verständlich sind
• ob wichtige Informationen fehlen
• ob das System zum Arbeitsablauf passt
• ob mobile Geräte praktisch nutzbar sind
• ob Warnhinweise sinnvoll priorisiert werden
• ob zusätzliche Arbeit entsteht

Beteiligung erhöht nicht nur die Akzeptanz. Sie hilft, Fehlentscheidungen vor dem flächendeckenden Einsatz zu erkennen.

3. Einen begrenzten Pilotbereich wählen

Ein Test auf einer Station, in einem Wohnbereich oder in einem Pflegeteam ermöglicht Anpassungen, bevor die gesamte Einrichtung umgestellt wird.

Der Pilot sollte einen klaren Zeitraum und messbare Ziele besitzen.

4. Doppelstrukturen beenden

Eine zeitlich begrenzte parallele Dokumentation kann während der Umstellung erforderlich sein.

Sie darf aber nicht zum Dauerzustand werden.

Nach erfolgreicher Prüfung muss verbindlich festgelegt werden:

• welches System führend ist
• welche Papierformulare entfallen
• welche Daten automatisch übernommen werden
• welche Dokumentation weiterhin erforderlich bleibt

5. Ergebnisse überprüfen

Nach der Einführung sollten Einrichtungen mindestens diese Kennzahlen betrachten:

• Dokumentationszeit
• Zahl der Doppelerfassungen
• technische Ausfälle
• Supportanfragen
• Überstunden
• Dokumentation außerhalb der Arbeitszeit
• Fehler und Korrekturen
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Zeit für direkte Pflege
• Patientensicherheitsereignisse

Nicht jede Veränderung ist allein auf das neue System zurückzuführen. Die Kennzahlen zeigen aber, ob die Entwicklung in die gewünschte Richtung geht.

Checkliste für eine gute digitale Pflegedokumentation

• Löst das System ein klar benanntes Problem?
• Entfallen bisherige Arbeitsschritte?
• Sind ausreichend Geräte vorhanden?
• Funktioniert die Anwendung auch mobil?
• Können Daten automatisch übernommen werden?
• Bestehen Schnittstellen zu anderen Programmen?
• Sind die Eingabemasken übersichtlich?
• Lassen sich wichtige Informationen schnell finden?
• Sind die Zugriffsrechte eindeutig geregelt?
• Finden Schulungen während der Arbeitszeit statt?
• Ist der Support auch im Schichtbetrieb erreichbar?
• Gibt es ein Ausfallkonzept?
• Werden Pflegekräfte an Verbesserungen beteiligt?
• Wird die tatsächliche Zeitersparnis gemessen?
• Bleibt eingesparte Zeit für die pflegerische Versorgung verfügbar?

Aktuelle politische Entwicklung

Die Bundesregierung hat ihre Digitalisierungsstrategie für das Gesundheitswesen und die Pflege im Februar 2026 weiterentwickelt. Zu den Schwerpunkten gehören digital unterstützte Versorgungsprozesse, die Nutzung von Gesundheits- und Pflegedaten sowie nutzenorientierte Technologien und Anwendungen.

Zusätzlich ist am 1. Januar 2026 das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege in Kraft getreten. Es soll unter anderem pflegerische Kompetenzen besser nutzen und unnötigen bürokratischen Aufwand reduzieren. Ob daraus in den einzelnen Einrichtungen tatsächlich eine spürbare Entlastung entsteht, hängt von der konkreten Umsetzung ab.

Offizielle Informationen:

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/digitalisierung/digitalisierungsstrategie

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/service/gesetze-und-verordnungen/detail/gesetz-befugniserweiterung-entbuerokratisierung-pflege

Fazit: Digital bedeutet nicht automatisch weniger Arbeit

Digitale Pflegedokumentation kann Abläufe vereinfachen, Informationen schneller verfügbar machen und Übertragungsfehler reduzieren.

Sie kann Pflegekräfte jedoch auch zusätzlich belasten, wenn:

• Daten mehrfach eingegeben werden
• Programme schlecht bedienbar sind
• Schnittstellen fehlen
• Systeme häufig ausfallen
• zu wenige Geräte vorhanden sind
• Schulungen nur oberflächlich erfolgen
• Papier- und Digitaldokumentation dauerhaft parallel bestehen

Das Ziel darf deshalb nicht einfach „mehr Digitalisierung“ lauten.

Das bessere Ziel ist:

weniger unnötige Arbeit durch gut gestaltete digitale Prozesse.

Mehr Zeit für Patientinnen und Patienten entsteht erst, wenn digitale Systeme bisherige Aufgaben tatsächlich ersetzen und eingesparte Zeit im Pflegealltag erhalten bleibt.

Pflegekräfte brauchen Technik, die sie unterstützt – nicht Technik, die zusätzliche Aufmerksamkeit, Mehrarbeit und Kontrolle erzeugt.

Zuletzt fachlich geprüft am 26.07.2026.