PpSG-Förderung 2026: Bis zu 12.000 Euro für die Digitalisierung von Pflegeeinrichtungen

Digitale Dokumentation, mobile Endgeräte und vernetzte Planungssysteme können Pflegeeinrichtungen dabei unterstützen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Die Einführung solcher Lösungen ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden.

Neben Computern und Tablets müssen häufig Software, WLAN, IT-Sicherheit, Schulungen und technische Einrichtung finanziert werden. Gerade kleinere Pflegeeinrichtungen können solche Investitionen nicht ohne Weiteres aus ihren laufenden Einnahmen bezahlen.

Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz, kurz PpSG, wurde deshalb eine eigene Digitalisierungsförderung für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen geschaffen. Die Förderung gilt nach aktuellem Rechtsstand bis zum 31. Dezember 2030.

Eine zugelassene Pflegeeinrichtung kann einen einmaligen Zuschuss von bis zu 12.000 Euro erhalten. Gefördert werden höchstens 40 Prozent der anerkannten Ausgaben.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Förderzeitraum: 2019 bis Ende 2030
• Zuschuss: höchstens 40 Prozent der Ausgaben
• Maximalbetrag: 12.000 Euro je Pflegeeinrichtung
• Eigenanteil: mindestens 60 Prozent
• Förderung ist einmalig, kann aber auf mehrere Projekte verteilt werden
• Anträge sind vor oder nach der Anschaffung möglich
• Berechtigt sind zugelassene ambulante, teil- und vollstationäre Pflegeeinrichtungen
• Regelmäßige Betriebs-, Wartungs- und Servicekosten werden grundsätzlich nicht gefördert

Was ist das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz?

Das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz trat am 1. Januar 2019 in Kraft. Es sollte die Arbeitsbedingungen von Pflegekräften verbessern und Einrichtungen bei der personellen und organisatorischen Weiterentwicklung unterstützen.

Zu den ursprünglichen Maßnahmen gehörten unter anderem:

• Finanzierung zusätzlicher Pflegestellen
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• betriebliche Gesundheitsförderung
• Verbesserungen in der Pflegeausbildung
• Förderung digitaler und technischer Ausstattung
• bessere Zusammenarbeit zwischen Pflegeheimen und Arztpraxen

Für die Digitalisierung stellte die Pflegeversicherung einen einmaligen Förderbetrag von bis zu 12.000 Euro je ambulanter oder stationärer Pflegeeinrichtung bereit.

Einige ursprüngliche Förderungen des PpSG sind inzwischen ausgelaufen oder in andere Finanzierungsstrukturen überführt worden. Die Digitalisierungsförderung wurde dagegen verlängert und ist weiterhin im SGB XI verankert.

Ist die PpSG-Förderung 2026 noch aktuell?

Ja.

Die heutige gesetzliche Grundlage befindet sich in § 8 Absatz 8 SGB XI. Dort ist festgelegt, dass in den Jahren 2019 bis 2030 ein einmaliger Zuschuss für digitale und technische Anschaffungen bereitgestellt wird.

Die Förderung soll insbesondere:

• Pflegekräfte entlasten
• die pflegerische Versorgung verbessern
• Pflegebedürftige stärker beteiligen
• digitale Kompetenzen fördern
• Arbeitsabläufe vereinfachen
• die Zusammenarbeit verschiedener Leistungserbringer verbessern

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz verlängerte das ursprünglich kürzere Förderprogramm bis zum Ende des Jahres 2030 und erweiterte seinen Anwendungsbereich.

Gesetzliche Grundlage:

https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__8.html

Wer kann die Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind Pflegeeinrichtungen, die über einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI verfügen.

Dazu gehören insbesondere:

• ambulante Pflegedienste
• Tagespflegeeinrichtungen
• Nachtpflegeeinrichtungen
• vollstationäre Pflegeheime
• zugelassene Hospize

Die Einrichtung muss als eigenständige Pflegeeinrichtung zugelassen sein und über ein Institutionskennzeichen verfügen.

Gilt die Förderung auch für Krankenhäuser?

Nicht allgemein.

Die Förderung nach § 8 Absatz 8 SGB XI richtet sich an zugelassene Pflegeeinrichtungen der Langzeitpflege. Ein Krankenhaus kann sie nicht allein deshalb beantragen, weil es Pflegekräfte beschäftigt.

Betreibt ein Krankenhausträger zusätzlich ein eigenständig zugelassenes Pflegeheim, eine Tagespflege oder einen ambulanten Pflegedienst, kann diese Einrichtung grundsätzlich antragsberechtigt sein.

Wie hoch ist der Zuschuss?

Die Pflegeversicherung übernimmt:

• bis zu 40 Prozent der förderfähigen Ausgaben
• maximal 12.000 Euro je Einrichtung

Damit der Höchstzuschuss vollständig erreicht wird, muss die Einrichtung mindestens 30.000 Euro an anerkannten Kosten aufbringen.

Beispiele zur Förderhöhe

Förderfähige Kosten	Zuschuss von 40 %	Eigenanteil
5.000 Euro	2.000 Euro	3.000 Euro
10.000 Euro	4.000 Euro	6.000 Euro
20.000 Euro	8.000 Euro	12.000 Euro
30.000 Euro	12.000 Euro	18.000 Euro
40.000 Euro	maximal 12.000 Euro	28.000 Euro

Bei Kosten von mehr als 30.000 Euro steigt die Förderung nicht weiter an.

Gibt es 30.000 Euro Förderung pro Träger?

Nein.

Die häufig genannte Summe von 30.000 Euro bezeichnet nicht die Höhe des Zuschusses. Sie beschreibt lediglich den notwendigen Projektumfang, um bei einer Förderung von 40 Prozent den Höchstbetrag von 12.000 Euro zu erreichen.

Auch einen allgemeinen Förderbetrag von 30.000 Euro je Träger gibt es nicht.

Ein Träger mit mehreren zugelassenen Pflegeeinrichtungen kann einen Sammelantrag einreichen. Die Fördergrenze wird dabei grundsätzlich für jede teilnehmende Einrichtung einzeln betrachtet. Der Träger übernimmt die Verantwortung für die zweckgemäße Verwendung der Mittel.

Kann der Zuschuss auf mehrere Projekte verteilt werden?

Ja.

Der Förderbetrag muss nicht zwingend für eine einzige Anschaffung verwendet werden. Eine Pflegeeinrichtung kann mehrere zeitlich und inhaltlich unterschiedliche Projekte beantragen.

Beispielsweise können nacheinander gefördert werden:

• zunächst Tablets für die Pflegedokumentation
• später ein WLAN-Ausbau
• anschließend Schulungen zur IT-Sicherheit

Entscheidend ist, dass die Summe aller bewilligten Zuschüsse insgesamt nicht über 12.000 Euro liegt.

Welche Investitionen können gefördert werden?

Förderfähig sind einmalige Anschaffungen digitaler oder technischer Ausstattung. Der Hauptzweck muss insbesondere darin bestehen, Pflegekräfte zu entlasten, die Versorgung zu verbessern oder Pflegebedürftige stärker einzubeziehen.

Digitale Pflegedokumentation

Zu den wichtigsten Einsatzbereichen gehört die digitale Pflegedokumentation.

Mögliche förderfähige Anschaffungen sind:

• Pflegedokumentationssoftware
• einmalige Softwarelizenzen
• mobile Dokumentationslösungen
• digitale Pflegeplanung
• elektronische Leistungsnachweise
• Smartphones und Tablets
• Laptops und Arbeitsplatzcomputer
• Bildschirme und notwendige Peripheriegeräte
• Serverumstellungen
• Einrichtung digitaler Arbeitsplätze

Mobile Systeme können Pflegekräften ermöglichen, Informationen direkt während der Versorgung zu dokumentieren.

Eine tatsächliche Entlastung entsteht jedoch nur, wenn die digitale Dokumentation bisherige Arbeitsschritte ersetzt. Bleiben Papierdokumentation und digitale Eingaben dauerhaft parallel bestehen, nimmt der Aufwand eher zu.

Mehr zur Digitalisierung in der Pflege:

https://360gradgesundheit.de/digitalisierung-pflege/

Mobile Endgeräte

Förderfähig können unter anderem sein:

• Tablets
• Smartphones
• Laptops
• Computer
• Bildschirme
• Router
• Drucker
• Headsets
• Lautsprecher
• notwendige Servertechnik

Die Geräte müssen in ein nachvollziehbares Digitalisierungskonzept eingebunden sein. Ein Tablet allein führt noch nicht automatisch zu besseren Arbeitsabläufen.

Die Einrichtung sollte deshalb bereits vor der Anschaffung klären:

• Welche Anwendung wird darauf genutzt?
• Welcher bisherige Arbeitsschritt entfällt?
• Wie werden die Geräte abgesichert?
• Gibt es ausreichend Geräte für den Schichtbetrieb?
• Wer übernimmt Support und Wartung?
• Wie werden Datenschutz und Zugriffsrechte geregelt?

Digitale Dienst- und Tourenplanung

Auch digitale Systeme zur Dienst- und Tourenplanung können gefördert werden.

Mögliche Funktionen sind:

• digitale Dienstpläne
• mobile Einsicht in Dienstzeiten
• digitale Arbeitszeiterfassung
• Tourenplanung im ambulanten Dienst
• Zuordnung nach Qualifikation
• Übertragung notwendiger Einsatzinformationen
• kurzfristige Aktualisierung von Touren
• elektronische Leistungsbestätigung
• Reduzierung telefonischer Rückfragen

Ein digitales Planungssystem sollte nicht ausschließlich zur stärkeren Verdichtung der Arbeit eingesetzt werden.

Auch bei digital optimierten Touren müssen berücksichtigt werden:

• Fahrzeiten
• vorgeschriebene Pausen
• unvorhersehbarer Pflegebedarf
• Wege innerhalb von Gebäuden
• Dokumentation
• Beratung von Angehörigen
• akute Veränderungen des Gesundheitszustands

Elektronische Abrechnung

Förderfähig kann auch die Umstellung von analoger auf digitale Abrechnung sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• elektronische Leistungsnachweise
• digitale Abrechnungssoftware
• Datenübertragung nach § 105 SGB XI
• digitale Verwaltung von Verordnungen
• automatisierte Zuordnung erbrachter Leistungen
• Schnittstellen zwischen Dokumentation und Abrechnung

Besonders sinnvoll ist eine Lösung, wenn Daten nur einmal erfasst und anschließend für mehrere berechtigte Prozesse genutzt werden können.

IT- und Cybersicherheit

Das Gesetz nennt Investitionen in die IT- und Cybersicherheit ausdrücklich als möglichen Förderbereich.

Dazu können gehören:

• sichere Netzwerkkomponenten
• Schutz von Arbeitsplätzen und Endgeräten
• technische Zugangskontrollen
• sichere Serverstrukturen
• Absicherung mobiler Geräte
• Verbesserungen der Datenübertragung
• Einrichtung rollenbezogener Berechtigungen
• einmalige Sicherheitslösungen im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts

Pflegeeinrichtungen verarbeiten besonders sensible Gesundheits- und Sozialdaten. IT-Sicherheit ist deshalb kein Zusatznutzen, sondern eine notwendige Voraussetzung digitaler Pflege.

Zu einem Sicherheitskonzept gehören außerdem:

• regelmäßige Softwareupdates
• Datensicherungen
• individuelle Benutzerkonten
• sichere Passwörter oder Mehrfaktor-Anmeldung
• automatische Bildschirmsperren
• Verfahren bei Geräteverlust
• Notfallpläne für Systemausfälle
• Schulungen zu Phishing und Schadsoftware

Laufende Kosten für Wartung, Updates oder Sicherheitsüberwachung müssen allerdings grundsätzlich aus anderen Mitteln finanziert werden.

WLAN und technische Infrastruktur

Auch die Einrichtung eines WLAN-Netzes kann förderfähig sein.

Das gilt insbesondere, wenn das WLAN:

• für mobile Pflegedokumentation benötigt wird
• Voraussetzung für eine geförderte Hauptanschaffung ist
• die pflegerische Versorgung verbessert
• die digitale Beteiligung Pflegebedürftiger ermöglicht

Ein WLAN, das ausschließlich Besucherinnen, Besuchern oder Angehörigen zur Verfügung gestellt wird, ist nach der offiziellen Orientierungshilfe nicht förderfähig.

Videosprechstunden und digitale Kommunikation

Gefördert werden können technische Lösungen, die die Zusammenarbeit zwischen stationären Pflegeeinrichtungen und ärztlichen Praxen unterstützen.

Mögliche Anschaffungen sind:

• Computer oder Tablets für Videosprechstunden
• Kameras und Headsets
• geeignete Kommunikationssoftware
• Technik für digitale Fallbesprechungen
• Lösungen zur sicheren Übermittlung medizinischer Informationen

Telemedizin kann beispielsweise dabei helfen, bestimmte ärztliche Rückfragen schneller zu klären. Sie ersetzt jedoch keine notwendige persönliche Untersuchung.

Digitales Qualitätsmanagement

Auch Anwendungen für das interne Qualitätsmanagement und die Erhebung von Qualitätsindikatoren können berücksichtigt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• digitale Wunddokumentation
• Erfassung von Stürzen
• Auswertung von Dekubitusereignissen
• Verlaufsdarstellung von Gewicht oder Mobilität
• digitales Maßnahmenmanagement
• Audit- und Prüfplanung
• Verwaltung von Standards und Arbeitsanweisungen
• Erfassung von Schulungsnachweisen
• Auswertung pflegerelevanter Qualitätsdaten

Die Daten sollten nicht nur gesammelt werden. Ein Qualitätsmanagementsystem hat nur dann einen Nutzen, wenn daraus konkrete Verbesserungen abgeleitet werden.

Digitale Essensverwaltung

Die offizielle Orientierungshilfe nennt auch die Digitalisierung der Essensverwaltung als mögliches Beispiel, sofern dadurch Pflegekräfte entlastet werden.

Mögliche Funktionen sind:

• digitale Bestellung von Mahlzeiten
• Erfassung von Kostformen
• Kennzeichnung von Allergien
• Weitergabe von Änderungen an die Küche
• Reduzierung von Telefonaten und Papierlisten
• Vermeidung mehrfacher Eingaben

Die Anwendung muss einen erkennbaren Bezug zur pflegerischen Versorgung oder zur Entlastung des Pflegepersonals besitzen.

Zeiterfassungssysteme

Digitale Zeiterfassungssysteme können ebenfalls förderfähig sein, wenn sie Pflegekräfte oder organisatorische Abläufe entlasten.

Dabei sollte die Einrichtung transparent regeln:

• welche Zeiten erfasst werden
• wer Zugriff auf die Daten hat
• wie Korrekturen vorgenommen werden
• wie Pausen und Überstunden abgebildet werden
• ob Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung beteiligt werden müssen
• ob die Daten zur individuellen Leistungskontrolle genutzt werden

Technische Zeiterfassung ersetzt keine rechtskonforme Dienstplanung.

Schulungen und digitale Kompetenzen

Neben der Technik können auch Schulungen zur Anwendung digitaler Systeme gefördert werden.

Mögliche Inhalte sind:

• Bedienung einer Pflegesoftware
• mobile Dokumentation
• digitale Dienstplanung
• elektronische Abrechnung
• Datenschutz
• IT- und Cybersicherheit
• Videosprechstunden
• Umgang mit Systemausfällen
• digitale Kompetenzen von Pflegebedürftigen
• E-Learning-Angebote

Schulungen sollten innerhalb der Arbeitszeit stattfinden und auf die Aufgaben der jeweiligen Beschäftigten zugeschnitten sein.

Pflegekräfte benötigen andere Inhalte als Verwaltung, Einrichtungsleitung oder IT-Verantwortliche.

Sind Hebehilfen und Transportroboter förderfähig?

Nicht automatisch.

Herkömmliche Hebehilfen werden in der offiziellen Orientierungshilfe nicht als typisches Beispiel der Digitalisierungsförderung aufgeführt. Auch Robotik ist nicht pauschal förderfähig.

Ausgeschlossen werden unter anderem bestimmte Systeme, die überwiegend der Unterhaltung, Beschäftigung oder Therapie dienen, sowie GPS-Ortungssysteme.

Vor der Bestellung spezieller Assistenzsysteme sollte die Pflegeeinrichtung deshalb eine schriftliche Einschätzung der zuständigen Pflegekasse einholen.

Welche Kosten werden nicht gefördert?

Regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.

Dazu gehören insbesondere:

• Wartungsverträge
• laufende Servicekosten
• regelmäßiger technischer Support
• Zinsen
• Finanzierungskosten
• laufende Reparaturpauschalen
• fortlaufende Telekommunikationskosten
• allgemeine Betriebskosten
• monatlich wiederkehrende Kosten ohne einmaligen Anschaffungscharakter

Ebenfalls grundsätzlich ausgeschlossen sind unter anderem:

• Mobiliar
• baulicher Ausbau von Räumen
• ausschließlich für Besucher vorgesehenes WLAN
• bestimmte Unterhaltungs- und Beschäftigungssysteme
• bestimmte Sozial- oder Therapieroboter
• GPS-Tracker

Einmalige Anschaffungs-, Lizenz- oder Inbetriebnahmekosten können dagegen förderfähig sein. Laufende Abonnements und Mischverträge sollten vor Antragstellung genau mit der Pflegekasse geklärt werden.

Kann die Förderung vor der Anschaffung beantragt werden?

Ja.

Bei einem geplanten Vorhaben kann die Einrichtung den Antrag auf Grundlage eines Kostenvoranschlags stellen.

Nach der Bewilligung muss das Projekt zeitnah umgesetzt werden. Für die Auszahlung sind anschließend Rechnungen und Zahlungsnachweise einzureichen.

Der Vorteil dieses Vorgehens: Die Einrichtung erhält vor der endgültigen Bestellung mehr Sicherheit darüber, ob die geplanten Kosten grundsätzlich anerkannt werden.

Ist eine rückwirkende Förderung möglich?

Ja.

Auch bereits erfolgte Anschaffungen können berücksichtigt werden, wenn:

• die Anschaffung frühestens am 1. Januar 2019 erfolgt ist
• sie spätestens bis zum 31. Dezember 2030 erfolgt
• die Fördervoraussetzungen erfüllt sind
• eigene Mittel eingesetzt wurden
• Rechnungen und Zahlungsnachweise vorhanden sind
• der Förderhöchstbetrag noch nicht ausgeschöpft ist

Der Antrag muss spätestens am 31. Dezember 2030 gestellt werden.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Der Antrag muss insbesondere folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Pflegeeinrichtung
• Institutionskennzeichen
• Name und Anschrift des Trägers
• Beschreibung des Projekts
• vorgesehener Förderzweck
• Umfang der digitalen oder technischen Ausstattung
• Angaben zum Anbieter oder Hersteller
• Gesamtkosten
• Kostenvoranschlag bei geplanten Projekten
• Rechnung bei bereits umgesetzten Projekten
• Zahlungsnachweis
• gegebenenfalls Schulungs- oder Teilnehmernachweise

Die Pflegekasse kann im Einzelfall weitere Unterlagen verlangen.

Wo wird der Antrag eingereicht?

Der Antrag ist an die im jeweiligen Bundesland zuständige Pflegekasse oder deren zuständige Stelle zu richten.

Der GKV-Spitzenverband stellt bereit:

• die Förderrichtlinie
• das Antragsformular
• eine Anlage für Sammelanträge von Trägern
• die Orientierungshilfe
• Links zu den zuständigen Pflegekassen

Die Zuständigkeiten unterscheiden sich nach Bundesland.

Anträge und Formulare:

https://www.gkv-spitzenverband.de/pflegeversicherung/finanzierung_und_foerderung/finanzierungs__und_foerdervorhaben.jsp

Ist Leasing förderfähig?

Leasing- und Ratenzahlungsverträge können unter bestimmten Voraussetzungen berücksichtigt werden.

Förderfähig sind nur die anerkennungsfähigen Anschaffungskosten innerhalb des Förderzeitraums. Nicht berücksichtigt werden insbesondere:

• Zinsen
• Wartung
• Reparaturen
• Service
• sonstige laufende Betriebskosten

Die förderfähigen und nicht förderfähigen Vertragsbestandteile müssen nachvollziehbar getrennt ausgewiesen werden. Änderungen oder eine vorzeitige Beendigung des Vertrags sind der zuständigen Pflegekasse mitzuteilen.

PpSG-Förderung und Telematikinfrastruktur unterscheiden

Die Digitalisierungsförderung nach § 8 Absatz 8 SGB XI ist nicht mit der Finanzierung der Telematikinfrastruktur gleichzusetzen.

Pflegeeinrichtungen sind seit dem 1. Juli 2025 grundsätzlich zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur verpflichtet. Für die Erstattung entsprechender Kosten besteht ein separates Verfahren über eine TI-Pauschale.

Zur Telematikinfrastruktur können unter anderem gehören:

• Institutionsausweise
• elektronische Heilberufsausweise
• sichere Zugangskomponenten
• Kommunikation im Medizinwesen
• technische Sicherheitskomponenten
• Anbindung an digitale Gesundheitsanwendungen

Vor der Beantragung der PpSG-Mittel sollte deshalb geprüft werden, ob einzelne Ausgaben bereits über die TI-Pauschale finanziert werden können.

PpSG-Förderung und DiPA sind nicht dasselbe

Digitale Pflegeanwendungen, kurz DiPA, richten sich in erster Linie an pflegebedürftige Menschen.

Sie können beispielsweise dabei unterstützen:

• Selbstständigkeit zu erhalten
• Übungen durchzuführen
• Sturzrisiken zu reduzieren
• kognitive Fähigkeiten zu trainieren
• Kommunikation mit Angehörigen oder Pflegekräften zu verbessern

Die PpSG-Förderung unterstützt dagegen die digitale Ausstattung von Pflegeeinrichtungen. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Finanzierungsinstrumente.

Beispiel: Mobile Dokumentation in einem ambulanten Pflegedienst

Ein ambulanter Pflegedienst möchte seine bisherige Papierdokumentation teilweise durch eine mobile Lösung ersetzen.

Geplant sind:

Maßnahme	Kosten
Tablets und Schutzhüllen	9.000 Euro
Software und Einrichtung	8.000 Euro
WLAN und Netzwerktechnik	5.000 Euro
Schulungen	4.000 Euro
Sicherheitskomponenten	4.000 Euro
Gesamtkosten	30.000 Euro

Sofern sämtliche Positionen anerkannt werden, ergibt sich:

• Projektkosten: 30.000 Euro
• möglicher Zuschuss: 12.000 Euro
• verbleibender Eigenanteil: 18.000 Euro

Zusätzlich muss der Pflegedienst langfristig selbst finanzieren:

• monatliche Softwarekosten
• Wartung
• Mobilfunkverträge
• Ersatzgeräte
• laufenden Support
• zukünftige Sicherheitsupdates

Das Beispiel ist eine Musterrechnung und keine Zusage, dass jede einzelne Position in dieser Form bewilligt wird.

Digitalisierung spart nicht automatisch Zeit

Digitale Technik kann Pflegekräfte entlasten. Sie tut es aber nicht allein dadurch, dass ein Programm oder Tablet angeschafft wird.

Zusätzliche Belastung entsteht, wenn:

• Informationen mehrfach eingegeben werden
• Papierformulare dauerhaft bestehen bleiben
• Systeme keine Schnittstellen besitzen
• zu wenige Geräte vorhanden sind
• das WLAN unzuverlässig ist
• Programme regelmäßig ausfallen
• Beschäftigte unzureichend geschult werden
• technischer Support nicht erreichbar ist
• Eingabemasken nicht zum Pflegeprozess passen
• Warnmeldungen und Pflichtfelder überhandnehmen

Vor der Anschaffung sollte deshalb nicht zuerst gefragt werden:

Welche Technik können wir fördern lassen?

Die bessere Frage lautet:

Welcher konkrete Arbeitsschritt belastet unsere Beschäftigten – und welche Lösung kann ihn vollständig oder teilweise ersetzen?

So bereiten Einrichtungen ein sinnvolles Projekt vor

1. Probleme erfassen

Untersucht werden sollte:

• Wo werden Daten mehrfach eingetragen?
• Welche Informationen werden noch per Papier oder Fax übermittelt?
• Wo entstehen häufige Rückfragen?
• Welche Dokumentation erfolgt nach Dienstende?
• Welche technischen Ausfälle treten auf?
• Welche Prozesse binden besonders viel Pflegezeit?

2. Pflegekräfte beteiligen

Die späteren Nutzer sollten an der Auswahl beteiligt werden.

Pflegekräfte können beurteilen:

• ob das System zum Arbeitsablauf passt
• ob wichtige Funktionen fehlen
• ob zusätzliche Klicks entstehen
• ob Geräte praktisch nutzbar sind
• welche Schulungen notwendig werden
• ob die Anwendung tatsächlich entlastet

3. Gesamtkosten berechnen

Neben dem einmaligen Kaufpreis müssen langfristig berücksichtigt werden:

• Abonnementkosten
• Wartung
• Support
• Mobilfunk
• Updates
• Ersatzgeräte
• Datenschutz
• IT-Sicherheit
• Arbeitszeit für Schulungen
• Projektmanagement

Ein mit 12.000 Euro gefördertes System kann langfristig trotzdem unwirtschaftlich sein, wenn die laufenden Kosten nicht getragen werden können.

4. Datenschutz und Sicherheit prüfen

Vor der Einführung sollte geklärt sein:

• Welche Daten verarbeitet das System?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Wer darf darauf zugreifen?
• Wie werden Benutzer authentifiziert?
• Was geschieht bei Geräteverlust?
• Wie werden Datensicherungen erstellt?
• Welche Notfallverfahren gelten bei einem Ausfall?
• Wie schnell werden Sicherheitslücken geschlossen?

5. Pilotbereich auswählen

Ein neues System sollte zunächst in einem begrenzten Bereich getestet werden.

Gemessen werden können:

• Dokumentationszeit
• Zahl der Doppelerfassungen
• technische Störungen
• Supportanfragen
• Bedienfehler
• Zufriedenheit der Beschäftigten
• Vollständigkeit der Dokumentation
• Zeit für direkte Pflege

6. Doppelstrukturen beenden

Nach einer erfolgreichen Einführung muss verbindlich festgelegt werden:

• welches System führend ist
• welche Papierformulare entfallen
• welche Daten weiterhin separat benötigt werden
• wie Korrekturen erfolgen
• wie bei Systemausfällen gearbeitet wird
• wer für Änderungen verantwortlich ist

Checkliste für den Förderantrag

• Besteht ein Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI?
• Liegt ein eigenes Institutionskennzeichen vor?
• Wurde der Zuschuss bereits teilweise genutzt?
• Ist der Hauptzweck des Projekts klar beschrieben?
• Dient die Maßnahme der Entlastung, Versorgung oder Beteiligung?
• Sind einmalige und laufende Kosten getrennt?
• Liegt ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung vor?
• Kann der notwendige Eigenanteil finanziert werden?
• Sind Schulungen eingeplant?
• Wurden Beschäftigte beteiligt?
• Sind Schnittstellen geklärt?
• Wurden Datenschutz und IT-Sicherheit geprüft?
• Gibt es ein Ausfallkonzept?
• Ist die Abgrenzung zur TI-Pauschale geklärt?
• Wird das Projekt spätestens Ende 2030 umgesetzt und beantragt?

Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Digitale Prozesse können Papierverbrauch, Transportwege und Mehrfacherfassungen reduzieren. Sie sind aber nicht automatisch umweltfreundlich.

Digitale Technik benötigt ebenfalls:

• Rohstoffe
• Energie
• Rechenzentren
• Netzwerkkomponenten
• regelmäßige Erneuerung
• fachgerechte Entsorgung

Eine nachhaltige Beschaffung achtet deshalb auf:

• langlebige Geräte
• Reparierbarkeit
• energieeffiziente Technik
• ausreichende Garantien
• austauschbare Komponenten
• bedarfsgerechte Stückzahlen
• sichere Wiederverwendung
• fachgerechtes Recycling

Mehr zum nachhaltigen Gesundheitswesen:

https://360gradgesundheit.de/greenhospital/

Häufige Fragen zur PpSG-Förderung

Wird jedes Jahr ein neuer Zuschuss gezahlt?

Nein. Der Zuschuss ist einmalig je zugelassener Pflegeeinrichtung. Er kann jedoch auf mehrere Anträge oder Maßnahmen verteilt werden.

Muss das Projekt genau 30.000 Euro kosten?

Nein. Auch kleinere Investitionen können gefördert werden. Bei 30.000 Euro förderfähigen Kosten wird lediglich der maximale Zuschuss von 12.000 Euro erreicht.

Kann der Antrag nach dem Kauf gestellt werden?

Ja. Eine rückwirkende Antragstellung ist möglich, wenn die Anschaffung innerhalb des Förderzeitraums erfolgt ist und die notwendigen Belege vorhanden sind.

Werden monatliche Softwarekosten übernommen?

Regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten werden grundsätzlich nicht gefördert. Einmalige Lizenz- und Einrichtungskosten können dagegen anerkannt werden.

Können mehrere Einrichtungen eines Trägers gefördert werden?

Ja, sofern es sich um jeweils zugelassene Pflegeeinrichtungen handelt. Ein gemeinsamer Antrag des Trägers ist möglich.

Muss die Einrichtung selbst Geld einsetzen?

Ja. Da höchstens 40 Prozent gefördert werden, trägt die Einrichtung mindestens 60 Prozent der anerkannten Kosten selbst.

Ist jedes digitale Gerät förderfähig?

Nein. Die Anschaffung muss einen nachvollziehbaren Bezug zur Entlastung von Pflegekräften, zur Verbesserung der Versorgung oder zur Beteiligung Pflegebedürftiger besitzen.

Fazit: Die Förderung hilft – ersetzt aber keine Digitalstrategie

Die PpSG-Digitalisierungsförderung ist auch 2026 eine konkrete Finanzierungsmöglichkeit für Pflegeeinrichtungen.

Nach aktuellem Rechtsstand gelten folgende Eckpunkte:

• Förderung bis zum 31. Dezember 2030
• höchstens 40 Prozent der anerkannten Ausgaben
• maximal 12.000 Euro je zugelassener Pflegeeinrichtung
• einmalige Förderung, auf mehrere Maßnahmen aufteilbar
• Antrag vor oder nach der Anschaffung möglich
• Förderung von Technik, Software, IT-Sicherheit und Schulungen
• keine allgemeine Übernahme laufender Betriebs- und Wartungskosten

Der Zuschuss sollte nicht dazu verleiten, Technik ohne klares Ziel anzuschaffen.

Eine gute Digitalisierung:

• beseitigt doppelte Arbeit
• vereinfacht Dokumentation
• verbessert die Verfügbarkeit von Informationen
• funktioniert zuverlässig
• berücksichtigt Datenschutz und IT-Sicherheit
• bindet Beschäftigte frühzeitig ein
• wird durch Schulungen und erreichbaren Support begleitet

Schlecht umgesetzte Digitalisierung erzeugt dagegen neue Kosten, zusätzliche Klicks und Frust.

Der größte Nutzen entsteht deshalb nicht durch möglichst viele Geräte, sondern durch digital unterstützte Prozesse, die Pflegekräfte im Alltag tatsächlich entlasten.

Zuletzt fachlich geprüft am 26.07.2026.